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1.1 库管接到采购员购进的财产和物资，根据已审批的申购单和原始发票进行验证、点数、检查其规格、质量等，验收合格后在入库验收单上签字。 1.2 收货时以实际数量为准,不许以采购员报单为依据。参与收货人员必须每人认真检查质量，亲手过秤，认真填写收货单,签字加盖私章。未经亲自检查、过秤填写收货单的从重处罚。 1.3 收货物品质量上建立二级责任制：采购把第一关（采购的数量、价格，不论大小、多少都要控制好质量）。使用部门在收货时严格进行质量检查，如有不合格、过期商品应立即剔选出来通知采购员退给供货商。 1.4 所有入库物品需由库管员验收规格、数量、质量、品名、有效期后方能入库，收货数量必须填写大、小写，毛重、净重，多多少、差多少，必须写上个数、斤数。 1.5 重要物资的验收必须按规定流程执行：香烟必须检验、登记批号，酒水需在收货时要求交货人在发票上加注批号并开箱逐一检验，且要求供应商贴标，以防假烟假酒入库。 1.6 对有保质期的食品要检查生产日期和存放有效期。 1.7 不需要办理入库的直拨物品的验收，必须由使用部门、财务部门、采供部门三家到场验收，各自职责是： 1.7.1 采供部负责审核物品质量，送货与要货是否相符； 1.7.2 使用部门负责物品的质量检查，并监督数量的验收； 1.7.3 财务部负责物品的数量计量，并监督其质量； 1.7.4 验收数量、质量由采购、使用部门、供货商确认。 1.7.5 库管填制“物资直拨单”，经三方签字认可。 2. 入库登记 2.1 存货入库由库管员及时填制“入库验收单”。要求字迹清楚，填明入库日期、名称、规格、实收数量、单价、供货单位、物资大类编码和明细码，并由采购人员签字确认。直调单需由采购、使用部门负责人、供货商共同签字确认。 2.2 入库验收单一式四联。其中：第一联存根，库管员记账；第二联财务成本控制，由保管每天转财务部；第三联供应商联，交供应商作为结账的依据，第四联采购联，交采购员做报账依据。 2.3 不需办理入库的直拨物资仅指购入的餐饮所需的鲜活物品（蔬菜、鲜活品、禽蛋、肉类等）和购入的数量较少的材料或食品半成品。收货时应填制并打印“物资直拨单”，”物资直拨单”上，应由使用部门采购、使用部门负责人以及供应商共同签字确认。”物资直拨单”一式四联，其中：第一联使用部门存查；第二、三联财务成本控制，由收货员转交财务部；第四联供货商或采购结账依据。 2.4 少量办公用品或直接交有关部门的零星物品不办理入库的，收货人必须在发票上或清单上签字确认并注明实收数量，方可到财务部办理结算。 2.5 已验收且已办理入库的物资，若需退回供货单位，应用红笔填写“入库验收单”一式三联，并由收货人或采购员签字确认。 2.6 入库单和物质直调单应当在收货时现场开取，并由经办人当场签字，不得事后补办和补签。 |
3.出库流程 3.1 由部门填制“物资领用单”，注明领用项目或用途，经部门经理审批签字同意后，将单据交至库管手中。 3.2 库管员收到单据后，严格审核单据手续是否齐全，签字是否完善，发现手续不齐全的单据马上退至领货人令其补齐手续，待手续齐全后再发货。 3.3 按先进先出原则发放物资。 3.4 在不影响正常运营的情况下，保持最低存货量，避免积压，减少不必要的损失，有效控制成本，利于公司资金周转。 4. 物资管理流程 4.1 库管员对物资的出入库及时登记库存商品数量账，编制电脑号码，负责中心库房等经营物资以及干货库干货的入库单、领用单的编号和系统录入，确保录入及时，数据准确，并及时送成本会计。月末结出实际结存数与财会三级明细账核对，做到账账相符。 4.2 每季末全面盘点，对盘盈、盘亏的存货编制差异报告，查明原因，盈亏盘点表报成本主管及财务经理审核，报总经理批准后方可进行账务处理，保证账实相符，账账相符。 物资进行检查，定期向会计主管和财务经理汇报仓库是否有过期积压物资，自然损耗率应控制在合理范围内。按部门提供的最低库存量，及时提出补货计划。 4.3 货物应按分类整齐码放，货物不能靠墙或直接放在地上，储放时应保持一定距离，保证库房的畅通和整洁。 4.4 做到挂牌管理（标签），心中有数，合理规范。 4.5 严格遵守发货时间，禁止未经许可人员进入库房区域，正常工作时间以外，如遇特殊情况急需领货，需报当天值班经理和由当班保安主管陪同前往，共同开仓领货，严守发货程序，同时要求三人在登记本上签名确认。 4.6 进货物资建立好台账的同时，并登记好生产日期、到期日，定期清查即将到期物资，每月将即将到期物资报表（2个月内到期）交到财务部主管处。 4.7 负责做好仓库的防火、防潮、防尘、防鼠、、通风等措施，保证公司财产的安全性。 |
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