5.5 库存准确度

    5.5.1 库存准确度的概念

    在MRP环境下，计算机中的库存记录数据(现有库存)准确度必须至少达到95%。达不到这个准确度，是不能实现主生产计划和运行MRP。由于库存记录数据是编制物料需求计划的启动数据，所以非常重要。如果对某项物料的库存记录数据不准确，那么，该项物料的计划也将是不正确的。由此产生的订单也是错误的，根据订单展开所得到的所有下层物料项目的毛需求也是错误的。正所谓“进去的是垃圾，出来的也是垃圾”。垃圾数据当然不能用来指导生产。因此计划的编制失去了意义。

    那么，95%意味着什么呢？其含义是，计算机中所存的现有库存数据和库房中实际存于货架上的项目相匹配的程度达到95%。人们往往认为，这是不可能的。如螺栓、螺母之类非常细小、价格便宜的零件在仓库中成千上万，无法使计算机记录和实际库存相匹配。

    这里需要引入计数容限的概念。诸如螺母、螺栓之类的物料项目通常不采用清点计数的方法，而采用测量计数的方法。例如称重计数的方法，是将库存物料称重，然后通过一个转换因子转换成件数。如果测量是准确的而且零件重量也是准确的，显然不必要求物料项目的实际数量和计算机记录完全匹配。类似地对液体物料可以采用量体计数的方法。对于每个测量计数的物料项目都确定一个计数容限。如果计数容限是±3%，任何实际的计数如果和计算机记录的相对误差不超过3%，则可以作为准确数据来接受。

    现在可以重新解释“准确度为95%”的含义：对95%的库存物料来说，计算机中所存的库存余额数据和库房中存于货架上的实际数量在计数容限内相匹配。确定库存记录准确度百分比的方法将在下面给出。

    关于计数容限，还有一些问题需要考虑。关于一项物料的计数方法不是使用计数容限的唯一准则，还有其他一些，列举如下。

    ·项目的价值：一般来说，低值的物料项目可以比高值的物料项目有更高的计数容限。

    ·提前期：提前期越长，计数容限越低。

    ·项目在产品中的关键程度：越是关键的物料，其计数容限越低，甚至为零。例如，一项物料处于物料清单的高层则应有较低的计数容限。

    计数容限的使用应保证物料计划的有效性。其范围应反映它们对企业按时生产和发运产品的影响。经验表明，成功的ERP用户所用计数容限的范围为0%~5%，而没有超过5%的。

    5.5.2 如何达到必要的库存准确度

    这个问题涉及一些基本的管理原则，要向有关人员提供恰当的工具去做好工作，通过教育和培训教会人们去使用这些工具，并明确人们的职责。这些基本的管理原则包括一丝不苟的工作态度，受限访问的库房，好的事务处理系统和周期盘点制度。

    (1)一丝不苟的工作态度是指人在获得和维护库存记录准确性方面的作用。库房人员必须理解库存记录准确性是非常重要的，因此，他们本身的工作是非常重要的。这也正是前面我们强调库存管理人员应当理解财务报表的原因。企业必须让库房管理人员知道：

    ·ERP对企业的未来是十分重要的。它将使企业更兴旺，使我们的工作更可靠。

    ·物料需求计划是使ERP正常工作的关键部分。

    ·库存记录准确性是使物料需求计划正常工作的关键部分。

    ·负责库存记录准确性的人员是非常重要的，他们工作的好坏有着重大的影响。

    (2)受限访问的库房是确保库存记录准确性的“硬件”部分。在大多数情况下，受限访问的库房是指有一个物理上的可靠区域围起来而且上锁。这主要涉及责任问题。 为了让库房的工长真正能够对库存准确性负起责任，必须向他提供必要的工具，其中之一就是控制进出库房的能力。也就是说，除了工作需要应限制其他人员访问仓库。然后，库房工长可以理所当然地对库存准确性的结果负责。

    (3)好的事务处理系统是获取库存记录准确性的“软件”部分。记录库存事务和更新库存余额数据的系统应当是简明的和反映实际情况的。

    简明是指容易理解和容易使用。这样，事务处理类型不应太多。物料的进库和出库是两种事务处理类型。这些事务处理有计划内的，也有计划外的，这样就成了4种类型，再加上从一个库房到另一个库房的物料转移，以及其他库存调整。这样，所需要的事务处理类型不超过10种。有些软件包含许多不必要的事务处理类型，造成系统不必要的麻烦，难于操作，于是也难于获得和维护库存记录的准确性。应当记住使用这些工具的是库房人员，而不是计算机科学的博士，所以越简明越好。

    事务处理系统还应有效地反映库房里出现的真实情况。例如，每当有物料项目进出库时，库存余额记录应当随之更新。库存记录的更新虽然不需要实时处理，但也是相当频繁的，而且应在实际事务发生后立即来做，绝不允许超过24小时才进行处理。

    (4)周期盘点制度是得到并保持库存记录准确性的有效途径，我们在5.6节详细讨论。

    5.6 ABC分析和周期盘点

    5.6.1 ABC分析

    物料的ABC分类的依据是帕累托定律。帕累托是19世纪意大利一位经济学家，他发现当时意大利80%的财富集中在20%的人手里。后来人们发现很多场合都服从这一规律，于是称之为帕累托定律。

    在一个企业中有很多库存物料。在ERP环境下，这些物料的库存记录都必须是准确的。为了保持物料的库存记录准确性，必须做大量的盘点工作。但是，这些物料对于企业生产运作的重要性并非都是一样的，它们也服从帕累托定律。换言之，一定有大部分的物料价值集中在少数的物料上，这些物料是A类物料；还会有大量的物料只占少量的价值，这类物料是C类物料；处于中间状态的是B类物料。于是，我们应当更严格地关注A类物料，对其采用比较高的盘点频率和比较低的计数容限进行周期盘点。而对于B类物料和C类物料的关注则可以相对宽松一些。通过这样的方法，既可达到ERP系统对库存记录准确度的要求，又降低了相关的成本。

    ERP软件一般都有对物料进行ABC分类的功能。做法很简单。假定A、B、C三类物料分别占全部物料总价值的80%、15%和5%，那么只需将所有物料按使用价值(用量×单位成本)排序，然后按所排次序逐项累加，累加到占总价值80%所涉及的物料属于A类，再继续累加到占总价值95%所涉及的物料属于B类，其余物料属于C类，如图5.5所示。

图5.5 物料的ABC分类

    5.6.2 周期盘点 

    周期盘点是得到并保持库存记录准确性的有效途径，是指每天对库存中的部分物料项目进行盘点，从而使一年中对所有物料项目的盘点次数达到预定的值。对一项物料进行盘点的时间间隔称为该项物料的盘点周期。一年中对某项物料进行盘点的次数，称为该项物料的盘点频率。

    1. 周期盘点的目标

    1)发现出错原因，并消除之

    每当发现库存错误，就要校正库存记录，同时找出原因。这些原因可能是库存安全没有得到切实保证，软件故障或不合理的规程，对库房人员培训不足，等等。一旦发现，应立即纠正，避免错误再次出现。

    2)检测系统运行结果

    周期盘点可以对工作现状作出评价。定期地给出关于库存准确度的百分数，可以使人们知道库存记录是否足够准确。确定库存记录准确度的方法是：以一项物料的实际盘点数为分母，以实际盘点数与库存记录数之差的绝对值作分子，得到一个分数。将此分数化为百分数，如不超过计数容限，则认为此项物料的库存记录是准确的，否则认为是不准确的。然后，以物料总数为分母，以库存记录数据准确的物料数为分子，又得到一个分数，再将此分数化为百分数即是库存记录数据准确度的百分比。

    3)校正不准确的记录

    当周期盘点的结果和计算机中的记录不相匹配时，应当重新清点有关项目。如果两次清点的结果相同，则应校正计算机中所存的库存余额记录。

    4)取消年度库存盘点

    年度库存盘点一般是出于财务审查的目的。由于库存记录的准确度已达到了95%，所以，年度盘点已无必要，从而可以消除由于年度盘点而造成的停产。

    5)提高周期盘点人员的素质

    通过周期盘点，盘点人员能熟练地识别零件，获得精确的记录，调整偏差，找到解决系统错误的方法，使得库存记录更精确。

    2. 常见的周期盘点方法

    1)ABC分类法

    最常见的周期盘点方法是依据ABC分类法。ABC三类物料的库存记录准确性计数容限不应相同，例如，可分别设为1%，2%，5%。盘点周期也不应相同，例如，A类物料每月盘点一次，B类物料每季度盘点一次，C类物产每半年盘点一次。于是得到A、B、C三类物料的盘点频率分别是12、4和2。每天盘点的物料项目数可按如下方法求得：先按类分别求出物料项目数与相应的盘点频率的乘积，再求出所有这些乘积之和，然后把所得到的和除以一年的工作日数。按上面设定的盘点频率，我们给出一个例子如表5.13所示。

表5.13 基于ABC分类的周期盘点

    2)分区分块法

    分区分块法是将库存项目按所在的区域分组，以提高盘点的效率。这种方法常用于分区存放系统以及在制品或中间库存的盘点。分区管理员以一个固定周期进行盘点，每次对一个区整个盘查一次，并与库存记录相比较。

    3)存放地点审查法

    通常每个库房内都有很多库位。如果物料放错了地方，正常的周期盘点就不能进行，存放地点审查法用于准确地确定物料的有效的存放地点。使用这种方法时，所有的库位都做了编号，每个盘点周期对特定的物料进行检查，通过对每个库位上的物料代码与库存记录进行比较，核实每项物料所在的库位，这种方法是容易实施的，因为它只需要核查物料代码而不需要检查物料的数量。

    盘点方法的选择取决于库存系统的实际情况，对于快速周转的物料项目，分区分块法是有效的方法；对于有许多库位的库房，ABC分类方法和存放地点审查法结合在一起将会更有效。

    周期盘点可以当作一项制度，同时也允许在特别需要时做一次特别盘点。

    在周期盘点之后，应产生一份周期盘点报告。报告中包括所盘点的物料的代码、存放地点、度量单位、原记录数量、盘点数量、库存记录准确度百分比等重要信息。如果盘点结果与库存记录之间出现偏差，则要进行分析。如果偏差在计数容限范围之内，则将库存记录调整为盘点结果。如果偏差超出了计数容限，则作出标记，留待进一步处理，其中包括查找出错原因并消除之。