第4章 基础数据——企业运营的关键

    ERP作为计划与控制信息系统，要进行大量的信息处理。任何一个制造企业都有大量的生产与技术数据。数据必须经过加工、处理才能产生有用的信息供决策者使用。因此，这些原始数据如何准确、及时、快速、可靠地送入计算机系统是至关重要的。人们常用“进去的是垃圾，出来的也是垃圾”来形容由于原始数据不准确而产生错误信息的现象。经验证明，数据不准确是许多企业实施应用ERP失败的重要原因。因此，在实施应用ERP的过程中，一定要下决心采取必要的措施，保证各项数据的完整性和准确性。

    从准确度的要求来说，ERP系统所涉及的数据可以分为两类：严格的和宽松的。

    严格的数据如果达不到所要求的准确度，则会迅速而严重地损害ERP的实施和应用。宽松的数据并非可以放任，只是准确度的要求稍为宽松，但是也必须在一个合理的范围内。

    严格的数据包括库存记录、物料清单、工艺路线、客户订单、生产订单、采购订单等。宽松的数据则包括提前期、订货批量、安全库存、标准工时定额、工作中心能力、市场预测等。

    本章只介绍ERP系统运行所需要的几类基础数据：物料主文件、物料清单、工作中心、工艺路线、提前期和库存记录，以及为支持供应链管理所需的供应商主文件和客户主文件。其中库存记录数据是动态数据，其他是相对静态数据。事物总是处于运动变化之中，变化是绝对的。因此，对相对静态数据也必须定期维护，以保证数据的完整性和准确性。

    4.1 物料主文件

    ERP系统中，“物料”一词有着广泛的含义，它是所有产成品、半成品、在制品、原材料的总称。

    物料主文件的作用是标识和描述用于生产过程中的每一物料的属性和信息。它是ERP系统最基本的文件之一。物料主文件中的数据项有物料代码以及同工程设计管理、物料控制和计划管理有关的信息。现分述如下：

    (1)物料代码是物料的标识，因此，它是对每种物料的唯一编号。物料代码是人和计算机使用所有其他数据元素的基础。这主要用于记录在生产活动中运动的物料。生产控制要求每项生产活动和库存变化都记入计算机，由于处理数量很大，物料代码应尽量简短，以防止或减少输入和处理的错误。

    企业在数据准备阶段的一项非常重要的工作就是确定物料代码的编码原则和编码方法。不但要考虑当前的需求，而且要考虑今后的变化。

    物料代码的位数有一定限制，各个商品软件规定的位数也不尽相同，但一般不超过20位。位数过长会增加录入时间，而且容易出错。

    物料代码应是无含义的顺序数字编号。其优点是：简短、存储量少(6位数可满足100万种物料的编码需求)，保证唯一性，不影响发展变化，全部用数字可防止数字同字母的混淆(如0与O，2与Z，1与I)，减少差错。

    但是，在手工管理的环境下，人们往往采取如下方案：用开头的2位数字代表产品，然后用2位数字代表规格，再用4位数字代表材料，等等。然而，不管初始设计者如何富于远见，随着时间的推移，总会有一些情况出人意料。例如，本来认为第二部分需要用2位数字就够了，现在却需要3位，因此，有含义的物料编码系统很快就失败了。另外，有含义的编码也往往过于复杂。例如，HO-14325-64-17458911A是一个物料代码，由人来处理这样的代码，恐怕必须有一本专门的手册。所以，即使在手工管理的环境下，有含义的编码思想也不尽合理。在使用现代计算机系统的环境下，物料代码的功能只是作为唯一的标识符，而不是描述符。没有理由认为诸如产品及其物料属性的描述如不纳入物料代码，在计算机系统中就无法处理。因此，在ERP系统中物料代码应是无含义的。

    物料编码应遵循以下原则：每项物料均应有唯一的物料代码；要简明，不要太长；没有含义，只是标识符而不是描述符。

    (2)除物料代码之外，每一种物料还有许多其他的属性。在物料主文件中，系统通过以下几方面的信息描述这些属性。

    ·同工程设计管理有关的信息——如图号、物料名称、重量、体积、版次、生效日期和失效日期等。

    ·同物料管理有关的信息——如来源类型(自制或外购)、采购与存储的计量单位及转换系数、损耗率、分类码、订货批量、存放位置(仓库、货位)、批号、安全库存量、订货策略及订货量的调整因子、采购员代码等。对外购件来讲，还应有物料在供方的代码。

    ·同计划管理有关的信息——如各种提前期(排队、加工、等待、准备、检验、累计等)、需求时界与计划时界、预测代码、独立需求或相关需求、计划员代码、分组码等。

    ·同成本管理有关的信息——如账号、材料费、人工费、外协费、间接费、累计成本和计划价格等。

    4.2 物料清单

    4.2.1 物料清单概述

    物料清单(bill of material，BOM)是产品结构文件，它不仅列出某一产品的所有构成项目，同时还要指出这些项目之间的结构关系，即从原材料到零件、组件、直到最终产品的层次隶属关系。每个制造企业都有物料清单。在化工、制药和食品行业可能称为配方、公式或包装说明，但说的都是同样的事情，即如何利用各种物料来生产产品。

    表4.1所列的是某企业物料代码为WA01的绞车零件清单。这不是BOM，因为它未表明构成产品WA01的零件之间的层次关系。

表4.1 零件清单(WA01绞车)

    图4.1表明了WA01绞车的层次结构。这是一个三层的树状结构，第0层是最终产品WA01本身，第1层是它的直接组件，第2层是组成直接组件的零件。在以后的讨论中，有时将使用“父项”、“子项”这样的术语来说明不同的物料在产品结构中的层次关系。例如，在图4.1中，WA01作为父项，第一层上的所有物料均是其子项；如果把A100作为父项，则1000、1100和1200是其子项。括号中的数字指明构成一个父项所需的该子项的数量。

图4.1 多级产品结构层次

    表4.2是WA01的单层物料清单(single-level BOM，其所以称为单层是因为只列出了构成产品的直接组件。如果该公司决定采用外购组件来生产绞车，那么使用单层BOM就可以了。如果该公司决定自己生产组成这些直接组件的零件，则应当使用表4.3所示的多层BOM(multi-level BOM)。

表4.2 WA01的单层物料清单


表4.3 WA01的多层缩排式BOM

    ERP环境下，作为MRP系统计算物料需求过程中的控制文件，物料清单是非常重要的。物料清单的准确度至少应达到98%，才能满足要求。

    物料清单用来描述产品的结构，凡是在产品的生产过程中需要用到、需要进行计划的物料项目，均应作为产品结构不同层次上的子项而置于物料清单之中。换言之，如果一个物料项目的需求要根据产品或最终项目的独立需求进行计算，则应当把它包含在物料清单中。

    下列项目应当包含在物料清单之中：原材料、半成品、子装配件、辅件(如螺钉、螺母、垫圈等)、消耗品、工具、包装材料、参考材料(图纸、说明等)、副产品(by-product)、联产品(co-product)等。其中，副产品如冲剪过程中出现的边角料，联产品如提取汽油过程中出现的煤油。

    物料清单是在零件清单的基础之上形成的。后者用来指明制造一项产品需要什么零部件和物料项目，所以，上述所列的项目中有些容易想到，如原材料、半成品和子装配件，而其他则未必。然而，事实上，即使这些物料不全在物料清单中，也必须有人以手工的方法来对它们进行计划，以满足生产过程的需求。区别仅在于使用手工的方法难以得到合理的计划。

    一般来说，在实际应用中的物料清单应当包括如下数据项，如父项物料代码和描述、子项物料代码和描述、使用点和工序号、子项类型、子项数量和数量类型、自制还是外购、有效日期、子项提前期偏置、损耗率等。

    其中，使用点指出在制造父项时子项应到达的工作中心。

    子项类型指明子项是作为普通物料消耗在父项的制造过程中，还是作为工具、图纸、副产品、联产品等。

    数量类型用来说明所给出的数量是用于一个单位的父项还是一份订单。多数情况下，子项数量类型是用于一单位父项的，但对于工具、图纸以及生产过程的消耗品，其数量则应是用于一份订单的。

    子项提前期偏置指出该子项物料相对于其父项的提前期可以延迟到位的时间。因为如果生产某个父项需要多个子项，而父项的生产是一个比较长的过程，那么在父项生产开始时未必需要所有子项均到位。例如，父项为A，其子项为B、C和D，假设A的提前期为10天，而A的生产先从对B和C的加工开始，4天以后才用到D，那么子项B和C提前期偏置为0，而D的提前期偏置为4天。这对于D及其子项的计划管理是很有意义的。

    损耗率也称为残料率，用来指明当把一项物料作为子项用于其父项的生产过程中时，其损耗的程度，用百分数表示。这有助于计划该项物料的准确需求数量。例如，A是父项，B是A的子项，且制造一个A需求一个B，但是B的损耗率为10%。那么，如果要生产100个A，只提供100个B是不够用的。此时MRP系统会根据所指明的残料率自动地把对B的需求量调整为111。

    4.2.2 物料清单的准确性

    物料清单是一个制造企业的核心文件。各个部门的活动都要用到物料清单，生产部门要根据物料清单来生产产品，库房要根据物料清单进行发料，财务部门要根据物料清单来核算成本，销售和订单录入部门要通过物料清单确定客户定制产品的构形，维修服务部门要通过物料清单了解需要什么备件，质量控制部门要根据物料清单保证产品正确生产，计划部门要根据物料清单来计划物料和能力的需求等等。

    为了使ERP系统正常运行，物料清单必须完整和准确。否则，就不能做到在正确的时间以正确的数量生产或采购正确的物料。这将引起一系列严重后果：

    ·交货期得不到保证，客户服务水平低下。

    ·增加库存，积压资金。由于物料清单不准确，为了保证生产的正常进行，唯一所能采取的措施就是多存物料了。

    ·生产率降低。生产车间不能在正确的时间按正确的数量得到正确的物料，生产时时受阻。

    ·成本增加。额外的钱花在不必要的库存上，催货人员东奔西跑寻找物料解决短缺问题，物料清单的维护成本增加。

    ·企业内各部门协调困难，因为物料清单是企业内部联系和协调的基础。

    ·影响员工的士气。

    ·浪费资源。关键的资源包括人、物料、能力、资金和时间。任何一个企业内的资源都是有限的，正确的物料清单是有效地利用资源的基础。

    多种物料清单并存是制造企业中常见的现象。工程清单和生产部门所使用的物料清单不同，领料单和核算成本的文件不同，计划部门所用的又是另外一套。工程部门制定和修改物料清单，其他部门也更新物料清单。在车间里，每位工长口袋中都有一个小本记载着实际用于构成产品的清单。每个部门都按自己的需要维护着自己的清单，这些清单都是“真实”的，但相互不一致，其结果是企业很混乱。

    事实上，各部门所使用的这些物料清单只不过是整个企业统一的物料清单的各种分类形式。这种统一的物料清单称为主物料清单(master BOM)，主物料清单是企业关于一项产品或产品族的数据库。

    主物料清单能满足各个部门的需求。当主生产计划员需要一份计划清单或车间需要一份领料单时，这两份不同的文件均可由主物料清单产生出来。如果企业内外有人问什么产品中使用了什么零件、组件或成分，主物料清单也能回答这样的问题。

    建立主物料清单的好处是非常大的。既便于维护，又为各部门的通讯协调奠定了基础。

    由于企业很多部门都依据统一的物料清单进行工作。所以，在所有的数据中，物料清单对企业的影响最大，系统对它的准确性要求也最高。在一个成功地使用ERP系统的企业中，物料清单的准确度应在98%以上。物料清单如果不准确，运行ERP的结果会完全失去意义。

    为了保证物料清单的准确性，应有一定的检测方法。下面是一些常用的检测方法。

    (1)现场审查：让产品工程师到装配现场去，把实际的装配情况和物料清单进行比较。这些工程师们要和工长以及装配工密切合作，发现错误立即纠正。

    (2)办公室审查：组成一个由工程师、工长、物料计划员以及成本核算人员组成的小组，共同审查物料清单。发现错误立即纠正。

    (3)产品拆零：把一件最终产品拆开，把零件及其件数和物料清单所列出的进行比较，并校正所发现的错误。这可能是一种好方法。但是，如果产品过于庞大且复杂，如喷气式飞机，这种方法可能就不适用了。另一个缺点是难于识别子装配件。

    (4)非计划的出入库：当生产人员返回库房去领取更多零件时，可能是由于他们出现了某些废品，也可能是由于他们开始时就没有领足。如果是后一种情况，则可能是物料清单有错，引起领料单出错。如果在一项产品装配完毕之后又把某些零件送回库房，很可能开始就不应把这些零件领走。同样，是由于物料清单的错误引起了领料单的错误。在这两种情况下，一旦发现错误，都要立即纠正。这种方法对于物料准确性的继续维护也是一个好方法。

    4.2.3 物料清单的报告形式

    物料清单的报告形式就是把产品结构显示在计算机屏幕上的形式。

    单层物料清单和多层物料清单是两种不同的报告形式。单层物料清单只列出一项物料的所有子项；而多层物料清单则不但列出所有的子项，还要列出所有子项的子项，直到最低层次的外购件。

    所有的单层物料清单都是要存储在计算机中的，但多层物料清单只是物料清单的一种报告形式，它并不存储在计算机中。当需要显示一项物料的多层物料清单时，则利用存储在计算机中的单层物料清单信息，把相关的单层物料清单组合起来。这个过程从该项物料的单层物料清单开始，首先列出该项物料的所有子项，然后检查每一个子项，看一看它是否也有物料清单，如果有，则以同样的方式列出子项的子项。继续这个展开过程，直到达到最低层次的物料，从而构成多层物料清单，自顶向下地显示整个产品(或最终项目)的结构。

    除了单层物料清单和多层物料清单之外，ERP系统还提供两种用于在相反方向上显示产品(或最终项目)结构的物料清单报告形式，即单层反查物料清单(single-level where used list)和多层反查物料清单(multi-level where used list)。

    单层反查物料清单只列出一项物料的所有父项。而多层反查物料清单不但列出一项物料的父项，还要列出每个父项的父项，直到最终产品(或最终项目)。这个过程和构造多层物料清单的过程是类似的，只是方向相反。

    在实践中用得比较多是前三种，即单层物料清单、多层物料清单和单层反查物料清单，这三种物料清单报告形式是至关重要的。至于多层反查物料清单则用得不多，因此不甚重要。