三、企业管理基础工作规范化

    企业管理基础工作是指企业在整个生产经营管理活动中最基本的管理要素的操作过程。如各类管理业务中各种记录、数据、标准和制度、文档等操作，这些都是企业管理工作的基础构成。企业管理基础工作主要包括信息基础、标准约定、规章制度、定额制定、质量计量、员工培训等六个方面的内容。

    规范化管理是指企业依据统一的规定和标准，按照格式化的模式从事管理工作的过程。规范化管理的体现形式是：制度化、标准化、流程化、数据化。这里必须着重指出：把规范化管理理解成了单纯的制度化、文件化、表格化管理是一种狭隘模糊的认识误区。

    任何一种信息管理系统都必须建立在一定的管理基础之上，ERP也不例外。管理基础工作规范化是有效运行ERP的基本前提，实施ERP又促进和提高了企业管理基础工作的水平，它们是一对辩证关系。虽然不是说一定要等打好基础后再上系统，但是也必须看到企业管理基础工作的质量优劣和坚实程度是直接影响ERP应用成功的最关键的因素。可是许多企业却往往忽视了这个极为重要的环节。

    企业的管理基础工作规范化的内容十分丰富，这里强调以下两个关键的方面：

    1、 理顺与优化工作流程

    规范化、标准化的工作流程是ERP基本架构的基础，企业成功应用ERP系统则必须通过理顺与优化工作流程来创建一个相适应的良好运行环境和实施平台。这正是将ERP先进的管理思想、方法与企业管理实际运作相结合的精髓，同时也是企业引进和应用ERP项目的重点和难点所在。理顺与优化工作流程是一项艰巨、复杂、细致的系统工程"牵一发动全身"，涉及到企业体系、思想观念、思维方式、管理变革、机构调整、利益分配以及相关的经营、设计、生产、管理、服务等等工作流程的梳理与整顿。企业应当正确地理解ERP软件与实际应用的关系，必须下大力气学习和了解ERP的实质，权衡取舍，主动地创造条件满足ERP的运行要求，这就是通常所讲的注重企业内功，无论如何也不能省略这一步。强调重视理顺与优化工作流程，一定要结合企业的具体实际实事求是，防止不顾厂情司情"一刀切"和"推倒重建"的机械教条倾向。有的软件商和学者一谈到ERP就言必称"业务流程重组"、"业务流程再造"等等，这种单纯的学术观点本身并没有错，问题是在于他们对中国企业的实际缺乏深入的了解，对不同类型的企业、不同的经营状况、不同的管理模式、不同的运作时机缺乏唯物辩证的具体分析。笔者从经验和教训中认识到：对于一个经营环境较好，经济实力较强，信息化建设比较成熟，信息管理系统应用取得一定经验，管理基础工作比较规范扎实的企业或一个新建待建的项目,引进ERP时强调"业务流程重组"、"业务流程再造"的观点，就非常及时到位恰到好处。相反，弄得不好非但ERP实施难以奏效，反而搅乱了企业正常的管理秩序和生产流程，其结果事与愿违适得其反 。

    理顺与优化工作流程的基本思路是：抓住重点以企业财务工作为核心，从供应链管理、生产计划管理、财务管理三个主要方面入手，采用从顶至下、层层分解、由粗到精、逐步细化的方法进行梳理和优化并且落实到位。具体地讲即抓住企业管理体系这个中心环节，对ERP模块涉及到的企业主要管理业务进行描述，形成企业管理业务工作流程现状图。在此基础上分专业分部门组织各种研究分析活动，从实现信息化的角度对各项业务流程的现状进行分析、诊断和评估，查找存在的问题，提出业务流程优化或改进的意见，形成既能满足ERP运行条件又符合企业管理实际便于操作新的业务工作流程，业务工作流程用流程图的形式来表达。

    企业在理顺与优化工作流程的过程中应采取部门主管、业务经办、信息技术人员"三结合"的方法组织实施，并注意以下几个问题：

    1）融入ERP先进的管理思想和标准工作流程，尽可能做到对本企业未来发展业务留有接口或余地。

    2）转变管理观念建立流程管理的新思路，按照计算机网络和数据仓库的模式全盘权衡考虑，对于有共性的工作流程应采用标准模块的方法合理解决。财务业务流程特别要注意具有支持多单位、集团化核算的能力。

    3）充分考虑工作流程结果的标准输出形式，提供丰富的查询分析依据，为管理决策打下基础，最好的方式是由企业自定义报表格式。

    4）流程应具备一定的科学性、灵活性和适应性，注重流程管理的效率以及可操作性。

    5）理顺与优化工作流程要与整顿组织机构相结合，机构的设立要适应新业务流程的需要，逐步向"扁平化"方向转化。

    2、 整理与规范基础数据

    企业管理在运作过程中，产生各种各样的数据，大致可分为：公用基础数据（静态数据）和流程事务数据（动态数据）二类。

    公用基础数据是指企业管理各部门可以共同使用的通用数据，例如：部门机构、岗位设置、员工名单、物料名称、物料代码、单据规则、技术标准、计量单位等。公用基础数据是ERP系统初始化的重要依据。

    流程事务数据是指企业各专业职能管理部门、生产车间在各自专业日常管理中产生的各种数据。例如销售订单、采购订单、计划指令、财务计划、生产、采购、销售、库存、人力资源、设备等管理过程中发生的单据报表等。

    在实际管理中这些数据大多数是由人工或通过计算机办公软件进行收集加工整理后保存在本地计算机或服务器上。由于企业内各管理职能专业性质和管理方法的差异，采用不同的软件工具，这些软件又具有自身特定的格式以及人为等因素的影响，使得数据输入、数据格式、数据精度、取数时段、存储方式、数据输出等操作也不尽相同。因此冗余数据、错误数据、垃圾数据就不可避免的存在，这些都将影响系统的工作效率和运行安全。为了保证数据的真实性、正确性、及时性则必须对所有参加系统运行的数据和数据处理过程按统一约定的规则加以整理与规范。

    基础数据规范化主要包括以下几个方面：

    1） 规范数据元素

    数据元素是数据的最小组成单位，也就是不可再分的数据单位。数据元素规范化是整理与规范数据的基础。

    主要包括：

    定义数据元素的名称。例如物料基本信息、客户、供应商、财务科目、设备名称、单据编号、产品编码、库存量等等。数据元素的名称必须具有唯一性，以区别其他数据元素，数据元素的名称应简洁明了尽量反映元素的含义和特征，便于理解和记忆。

    数据元素的代码。一个信息系统有若干个数据元素，必须赋予代码的形式以利管理。

    数据元素的结构。包含数据类型、数据精度、数据长度等，为ERP提供规范的数据格式。

    数据元素的取值。指数据元素可能取什么值（数据范围），便于ERP系统分析员在分析问题时使用。

    数据元素的描述。描述该数据元素和其他数据元素之间的关系、换算方法，使数据元素的逻辑概念更加清晰，以利于ERP事件与过程处理。数据元素的规范化可用数据字典的形式来体现。

    2） 整理基础数据。

    企业管理中产生的数据内容多数量大整理起来千头万绪，在实际工作中应以财务数据为中心，首先对物流管理和计划管理的基础数据进行分类和分析，重点放在财务期初库存、物流物料明细和产品结构BOM清单数据的整理与准备上。同时对技术文件、工艺文件、工作中心定义、组织机构配置、库存物料等进行清理、登记造册。

    数据整理与准备的具体操作内容包括数据收集、分析、分类、录入、核实、定义输出单据报表格式等。一般情况下应先整理静态的公用基础数据，后整理动态的流程事务数据。由于期初数据反映的是上线时间点的数据，越近越好，但这些事务处理数据都是动态的，天天都在变化，过早准备不但没有实际意义反而增加了对帐盘点的工作量，因此期初数据整理和准备需要制定周密的时间表，安排好计划。

    在数据的整理过程中还应根据业务和管理的需要，适当增加新的数据项或者更改原数据定义并及时处理清理垃圾数据和已经失效的数据。做好定期数据备份，确保数据完整，在出现数据灾难时可以恢复到最近的数据点，最大限度地减少损失，这样做可以大幅度提高基础数据整理的效率。

    ㈢企业管理基础工作规范化

    企业管理基础工作是指企业在整个生产经营管理活动中最基本的管理要素的操作过程。如各类管理业务中各种记录、数据、标准和制度、文档等操作，这些都是企业管理工作的基础构成。企业管理基础工作主要包括信息基础、标准约定、规章制度、定额制定、质量计量、员工培训等六个方面的内容。

    规范化管理是指企业依据统一的规定和标准，按照格式化的模式从事管理工作的过程。规范化管理的体现形式是：制度化、标准化、流程化、数据化。这里必须着重指出：把规范化管理理解成了单纯的制度化、文件化、表格化管理是一种狭隘模糊的认识误区。

    任何一种信息管理系统都必须建立在一定的管理基础之上，ERP也不例外。管理基础工作规范化是有效运行ERP的基本前提，实施ERP又促进和提高了企业管理基础工作的水平，它们是一对辩证关系。虽然不是说一定要等打好基础后再上系统，但是也必须看到企业管理基础工作的质量优劣和坚实程度是直接影响ERP应用成功的最关键的因素。可是许多企业却往往忽视了这个极为重要的环节。

    企业的管理基础工作规范化的内容十分丰富，这里强调以下两个关键的方面：

    1、 理顺与优化工作流程

    规范化、标准化的工作流程是ERP基本架构的基础，企业成功应用ERP系统则必须通过理顺与优化工作流程来创建一个相适应的良好运行环境和实施平台。这正是将ERP先进的管理思想、方法与企业管理实际运作相结合的精髓，同时也是企业引进和应用ERP项目的重点和难点所在。理顺与优化工作流程是一项艰巨、复杂、细致的系统工程"牵一发动全身"，涉及到企业体系、思想观念、思维方式、管理变革、机构调整、利益分配以及相关的经营、设计、生产、管理、服务等等工作流程的梳理与整顿。企业应当正确地理解ERP软件与实际应用的关系，必须下大力气学习和了解ERP的实质，权衡取舍，主动地创造条件满足ERP的运行要求，这就是通常所讲的注重企业内功，无论如何也不能省略这一步。强调重视理顺与优化工作流程，一定要结合企业的具体实际实事求是，防止不顾厂情司情"一刀切"和"推倒重建"的机械教条倾向。有的软件商和学者一谈到ERP就言必称"业务流程重组"、"业务流程再造"等等，这种单纯的学术观点本身并没有错，问题是在于他们对中国企业的实际缺乏深入的了解，对不同类型的企业、不同的经营状况、不同的管理模式、不同的运作时机缺乏唯物辩证的具体分析。笔者从经验和教训中认识到：对于一个经营环境较好，经济实力较强，信息化建设比较成熟，信息管理系统应用取得一定经验，管理基础工作比较规范扎实的企业或一个新建待建的项目,引进ERP时强调"业务流程重组"、"业务流程再造"的观点，就非常及时到位恰到好处。相反，弄得不好非但ERP实施难以奏效，反而搅乱了企业正常的管理秩序和生产流程，其结果事与愿违适得其反 。

    理顺与优化工作流程的基本思路是：抓住重点以企业财务工作为核心，从供应链管理、生产计划管理、财务管理三个主要方面入手，采用从顶至下、层层分解、由粗到精、逐步细化的方法进行梳理和优化并且落实到位。具体地讲即抓住企业管理体系这个中心环节，对ERP模块涉及到的企业主要管理业务进行描述，形成企业管理业务工作流程现状图。在此基础上分专业分部门组织各种研究分析活动，从实现信息化的角度对各项业务流程的现状进行分析、诊断和评估，查找存在的问题，提出业务流程优化或改进的意见，形成既能满足ERP运行条件又符合企业管理实际便于操作新的业务工作流程，业务工作流程用流程图的形式来表达。

    企业在理顺与优化工作流程的过程中应采取部门主管、业务经办、信息技术人员"三结合"的方法组织实施，并注意以下几个问题：

    1）融入ERP先进的管理思想和标准工作流程，尽可能做到对本企业未来发展业务留有接口或余地。

    2）转变管理观念建立流程管理的新思路，按照计算机网络和数据仓库的模式全盘权衡考虑，对于有共性的工作流程应采用标准模块的方法合理解决。财务业务流程特别要注意具有支持多单位、集团化核算的能力。

    3）充分考虑工作流程结果的标准输出形式，提供丰富的查询分析依据，为管理决策打下基础，最好的方式是由企业自定义报表格式。

    4）流程应具备一定的科学性、灵活性和适应性，注重流程管理的效率以及可操作性。

    5）理顺与优化工作流程要与整顿组织机构相结合，机构的设立要适应新业务流程的需要，逐步向"扁平化"方向转化。

    2、 整理与规范基础数据

    企业管理在运作过程中，产生各种各样的数据，大致可分为：公用基础数据（静态数据）和流程事务数据（动态数据）二类。

    公用基础数据是指企业管理各部门可以共同使用的通用数据，例如：部门机构、岗位设置、员工名单、物料名称、物料代码、单据规则、技术标准、计量单位等。公用基础数据是ERP系统初始化的重要依据。

    流程事务数据是指企业各专业职能管理部门、生产车间在各自专业日常管理中产生的各种数据。例如销售订单、采购订单、计划指令、财务计划、生产、采购、销售、库存、人力资源、设备等管理过程中发生的单据报表等。

    在实际管理中这些数据大多数是由人工或通过计算机办公软件进行收集加工整理后保存在本地计算机或服务器上。由于企业内各管理职能专业性质和管理方法的差异，采用不同的软件工具，这些软件又具有自身特定的格式以及人为等因素的影响，使得数据输入、数据格式、数据精度、取数时段、存储方式、数据输出等操作也不尽相同。因此冗余数据、错误数据、垃圾数据就不可避免的存在，这些都将影响系统的工作效率和运行安全。为了保证数据的真实性、正确性、及时性则必须对所有参加系统运行的数据和数据处理过程按统一约定的规则加以整理与规范。

    基础数据规范化主要包括以下几个方面：

    1） 规范数据元素

    数据元素是数据的最小组成单位，也就是不可再分的数据单位。数据元素规范化是整理与规范数据的基础。

    主要包括：

    定义数据元素的名称。例如物料基本信息、客户、供应商、财务科目、设备名称、单据编号、产品编码、库存量等等。数据元素的名称必须具有唯一性，以区别其他数据元素，数据元素的名称应简洁明了尽量反映元素的含义和特征，便于理解和记忆。

    数据元素的代码。一个信息系统有若干个数据元素，必须赋予代码的形式以利管理。

    数据元素的结构。包含数据类型、数据精度、数据长度等，为ERP提供规范的数据格式。

    数据元素的取值。指数据元素可能取什么值（数据范围），便于ERP系统分析员在分析问题时使用。

    数据元素的描述。描述该数据元素和其他数据元素之间的关系、换算方法，使数据元素的逻辑概念更加清晰，以利于ERP事件与过程处理。数据元素的规范化可用数据字典的形式来体现。

    2） 整理基础数据。

    企业管理中产生的数据内容多数量大整理起来千头万绪，在实际工作中应以财务数据为中心，首先对物流管理和计划管理的基础数据进行分类和分析，重点放在财务期初库存、物流物料明细和产品结构BOM清单数据的整理与准备上。同时对技术文件、工艺文件、工作中心定义、组织机构配置、库存物料等进行清理、登记造册。

    数据整理与准备的具体操作内容包括数据收集、分析、分类、录入、核实、定义输出单据报表格式等。一般情况下应先整理静态的公用基础数据，后整理动态的流程事务数据。由于期初数据反映的是上线时间点的数据，越近越好，但这些事务处理数据都是动态的，天天都在变化，过早准备不但没有实际意义反而增加了对帐盘点的工作量，因此期初数据整理和准备需要制定周密的时间表，安排好计划。

    在数据的整理过程中还应根据业务和管理的需要，适当增加新的数据项或者更改原数据定义并及时处理清理垃圾数据和已经失效的数据。做好定期数据备份，确保数据完整，在出现数据灾难时可以恢复到最近的数据点，最大限度地减少损失，这样做可以大幅度提高基础数据整理的效率。