四、编制物料代码。
   
    物料代码是ERP系统检索和处理信息数据的依据，它是所有基础工作中最基础和必不可少的重要环节。物料代码一旦确定输入系统发生业务后，一般不允许修改和删除，它将关联物料技术、库存、计划、销售、采购、财务、成本、质量等信息形成系统的基础记录。
   
    物料代码结构的合理性与信息表达的丰满程度（包容性）将对ERP系统的运行效率和生存力起到十分重要的关键作用，因此企业必须下大力气组织有关人员建立本企业的物料代码体系。
   
    编制物料代码必须遵循以下基本原则：
   
    ㈠唯一性
   
    指一条物料代码只能代表一个指定的物料，即某一个物料只能找到一条相对应的物料代码，而绝无数条物料代码；同理，一条物料代码也绝无数项信息。因此，物料代码的唯一性是编码中最根本的特性和必须严格遵守的基本原则。确保物料代码唯一性的主要措施是对编码对象的特征进行分析归纳及排序分类并采取一定的技术措施首先做到编码对象的唯一性。
   
    ㈡可读性
   
    编码的目的是为了便于对信息进行快速地检索、查询、分类、汇总等处理操作。物料代码应力求简单明了，容易识别，方便记忆，减少错误概率，提高操作的效率。因此物料代码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。信息的分类和排序应当按照信息的分类特征，采用树形结构模式组织信息阵矩，充分运用电脑逻辑处理功能快捷自动的完成物料代码操作，使物料代码具备良好的可读性。
   
    ㈢稳定性
   
    稳定性是指信息代码一旦分配，只要信息的基本特征没有发生变化，就应保持不变。例如：同一项目的名称、同一工艺的位号、同一设备的名称都必须采用相同的标识代码并保持稳定不变。即使该项目停止生产，其标识代码应至少在10年之内不能用于其他项目上。另外，即便该项目已不在管理中使用，由于要保存历史纪录，需要在数据库中较长期地保留他的标识代码。因此，在重新启用信息标识代码时，还需要考虑此因素保持物料代码的长期稳定。同时在编制物料代码时所有的信息都应当按照物料代码树结构有序存放，做到编码可归，使物料代码规范完整。
   
    ㈣扩展性
   
    物料代码要考虑到企业管理组织机构的发展趋势以及未来新产品开发的变化，预留信息的伸缩、延伸余地以有利于物料代码的逐步扩充和不断完善。
   
    ㈤操作性
   
    在ERP程序中所有操作都是通过数学逻辑运算来实现的，为了避免处理错误而发生死机现象，物料代码应使用常用的英文字母或数字字符，尽可能少用或不用汉字及特殊符号（如 #、’-’、’*’）等。物料代码良好的可操作性对建立一个和谐的应用环境，确保操作的正确性具有重要的意义；同时对企业今后实现条形码管理将奠定良好的基础。
   
    物料代码明细生成后应按ERP物料通用结构进行定义。以金蝶K/3 ERP为例其物料通用结构有近142项，其中最基本的有：代码、名称、明细、物料属性、计量单位组、基本计量单位、默认仓库、数量精度、最低、最高存量、币别、计价方法、存货、销售科目、计划、订货策略等等。正确定义有利于ERP系统初始化时正确批量的导入物料代码及相关信息数据。
   
    物料代码的编制过程是一项复杂严谨的工作，涉及到企业管理、制造专业理论、信息管理系统、计算机数据处理、统筹逻辑等知识。笔者在ERP物料编码的研究和实施中体会到：编制科学、实用的物料代码体系必须掌握两个要点，一是制定行之有效的编码方案，二是使用自动生成代码的软件工具。有的ERP开发商常常声称自己拥有"物料编码数据库"可以让企业套用现成的代码体系，实践证明这种"拿来主义"只能是商业运作的演示范例并不能代替企业自身的物料编码体系，如果延用下去对ERP系统的健壮性和生存力都是十分不利的。所以企业在实施ERP时一定要把物料代码的编制视为基础管理的重中之重，千万马虎不得。
   
    4） 规范数据操作行为。
   
    数据处理的最终结果是靠各种操作来完成的。操作不当或失控将会导致错误的输出结果，所以还必须规范数据操作行为，其主要内容包括：操作过程的程序化、数据依据的标准化、数据管理的法规化。
   
    操作过程的程序化指的是操作的先后次序、正确完整的行程、工作内容、衔接办法等。
   
    数据依据标准化指的是所有基础数据必须做到"事出有因"依据一定的法定文件。例如原材料的名称、型号规格、材质、计量单位、引用标准等都要符合国家、行业或企业有关技术标准和法规的规定。
   
    数据管理法规化指的是在数据的处理过程中要做到岗位明确、职责清楚、有章可循。
   
    因此企业还必须制定各种相应的规章制度、岗位职责、操作规程，相互关联相互制约确保基础数据的正确性、完整性和规范化。
    　　　
    ㈣网络规划与设备配置
   
    计算机网络及相关设备是ERP系统的物理支撑，影响ERP软件的稳定运行及运行速度。企业应按照ERP软件的运行要求与企业管理信息流量的大小以及实施地点的区域位置来统一规划计算机网络、购置硬件设备。在ERP实施的准备阶段一方面要重视ERP软件的引进，同时也要规划配备好网络与硬件设备。
   
    网络规划与设备配置基本原则是：技术的先进性、实施的可能性、操作的灵活性、开发的扩展性及良好的性价比。具体地讲应着重考虑网络及设备的功能、性能、容量、安全、可靠、性价比等要求。
   
    企业要特别注重计算机网络系统的选型与建设，对于集团化公司往往还需考虑集团公司与异地分公司互联通信的问题，制定最佳联网方案。目前有三种异地联网方案比较实用，即租用电信通讯光纤、建立Internet VPN、软件远程集中接入。
   
    1．租用通信光纤：利用通信行业如中国电信、联通、长宽的光纤资源，签订租用通信光纤纤芯的合同，实现企业异地局域网互联，这种方式见效快、效率高、安全可靠、性价比优良。
   
    2．建立Internet VPN：目前高科技信息技术发展迅速，远程数据通讯和局域网异地联网的方法与专用设备有很多，其中VPN虚拟专用网(Virtal Private Network)就是其中一种成熟的技术，已被众多大中型企业所采纳应用。VPN虚拟专用网是一条穿过公用网络的安全、稳定的隧道，通过对网络数据的封包和加密传输，在一个公用网络（通常是Internet）上建立一个安全的连接，从而实现在公网上传输自有数据、达到自有网络的安全级别。通常VPN是对企业内部网的扩展，通过它可以帮助远程用户、公司分支机构、商业伙伴及供应商同公司的内部网建立可信的安全连接，并保证数据的安全传输，VPN还可满足不断增长的移动用户在全球因特网的接入。虽然VPN通讯建立在公共互联网络的基础上，但是用户在使用VPN时感觉如同在使用专用网络上客户计算机和企业服务器进行通讯一样，因此安全可靠、经济实用。这种方式对网络Internet带宽资源和网络维护的要求比较高。                
   
    3．远程集中接入：这是一个基于服务器计算架构（Application Serving简称A/S架构）的软件应用接入平台。它将用户各种应用软件集中部署在服务器（群）上，通过RAP协议（Remote Application Protocol），即可让客户端快速安全的执行服务器上的ERP等应用软件。它对网络的带宽要求低，而且优化了屏幕传输，平均一个客户端连接约占用3kbp/s的带宽，无需在客户端上安装ERP软件，用户不再受客户端和连接性能的限制。因此这种方式具有快速、安全、灵活和可远程管理的特点。
   
    ㈤开展培训
   
    实施ERP项目是一项庞大复杂的系统工程，涉及的知识面十分宽广，因此对所有参与人员都必须进行知识和技能的培训。培训的目的是充分了解和贯彻ERP的思想与理论，顺利地实施ERP系统，推动企业进一步提高管理水平。ERP培训要紧密结合实际，不能走过场耍花架子，干什么就学什么，分门别类的组织进行。通常可组织ERP基本知识、功能模块演示、数据准备、工作流程、项目管理、系统维护等方面的培训。
   
    培训应制定详细的培训计划，根据实施步骤分期分批、有针对性的进行。培训与改革相结合，注意及时收集整理领导、业务主管、操作人员的实际经验和培训中的反映，在培训学习中使ERP实施方案不断完善更加成熟。
   
    结束语
   
    本文之所以把企业应用ERP系统分为准备和实施两个阶段，重点论述企业在准备阶段中的工作思路和具体办法，其目的就是强调企业管理基础工作规范化与应用ERP的关系，引起企业用户和ERP软件开发商的足够重视，纠正过去那种只看重软件引进，而忽略企业管理基础工作的误区。增强企业的主动性和创造精神，让引进应用ERP的过程真正成为促进和提高企业管理水平的催化剂和加油站，使ERP实施工作扎实稳步的推进，为取得应用的成功奠定更坚实的基础。