1 3C分销企业OA建设的背景和目标

    1.1 3C分销企业OA建设的行业背景

    3C分销企业主要指从事计算机(Computer)、通讯(Communication)、消费类电子(Consumer electronics)产品批发销售的行业。国内计算机产品分销企业的典型代表为神州数码、英迈国际等主要销售产品为PC机、服务器、笔记本电脑等：通讯分销企业以天音通信、中邮器材为代表，主要从事手机及周边产品销售。这两类分销企业同时也销售IPAD、数码相机、摄像机等消费类电子产品。目前3C分销行业面临的最大挑战是高成本，低利润的行业环境以及同行之间的激烈竞争。第二大挑战是厂商、移动运营商渠道的扁平化以及将分销商作为资金物流平台，进一步挤压分销商的利润空间，对分销企业运营效率和成本控制提出严峻考验。第三大挑战是面临低成本的B2C网上销售、电视购物等新兴模式的竞争。

    面对此市场环境压力，3C分销企业建设办公自动化系统(Office Automation system简称OA)主要目标是提高内部信息沟通共享、优化运营流程、降低运作成本。

    1.2 3C分销企业OA建设目标

    3C分销OA主要涵盖两个方面的功能：信息管理和工作流。信息管理具体包括企业信息发布、查询、信息沉淀和分类管理等功能，逐步建设成为企业的内部信息交流平台：工作流模块主要包括流程申请、流程审批、流程查询以及企业流程分析报表等功能，成为承载企业内部流程流转的平台。因此OA的建设目标就是成为企业信息和流程管理的统一平台。

2 3C分销企业OA选型关键要素和评价方法

    2.1 OA选型关键要素分析

    通过对OA的建设目标分析，我们可以看出无论从用户数还是使用频率OA都是企业应用面最广的系统，因此系统的稳定性、运行速度和界面友好性是选型的第一要素。随着企业流程的逐步成熟固化以及需要管理的内部信息范围拓宽，OA建设也是一个长期和不断完善的工作，这就对OA的工作流平台以及信息管理平台的开放性、提出较高要求。

    OA建设不仅仅是一个技术性平台搭建，更重要的是企业流程梳理和信息管理的知识输入过程。我们在选择技术方案的同时，也要关注供应商的选择。供应商选择的首要标准是其在分销行业的实施经验和系统集成能力，必须有同行业的成功用户和良好口碑。

    成本是OA选型需要关注的另一要素，除了考虑项目当期显性的成本投入，还需要考虑未来系统维护成本，软件升级费用，网络带宽等长期隐性成本。

    2.2 OA选型评价方法

    根据上述OA选型评价要素的分析，分销企业可以制定详细的评估表如下表1所示。四个评估纬度：供应商资质、技术、成本、项目管理，权重建议按照1：5：3：1定义。具体细项标准可以针对企业的关注点增减。在选型评估的过程中，还需要关注三点：

    ①供应商技术能力和资质的评价不能仅仅依赖供应商的投标文件，分销企业可以请供应商提供同类客户的名单，自行实地调研考察。

    ②技术和项目管理指标要和商务条款挂钩，项目分阶段实施验收付款。

    ③对供应商提供的项目经理和关键技术人员面试并保证其持续在本项目中工作。

表1 OA选型评分表

3 3C分销企业OA实施过程

    3.1 OA项目边界和分阶段目标确定

    OA项目选型完毕进入项目实施阶段，为了保证项目顺利开展并成功，项目边界和分阶段验收目标必须在分销企业管珲层、技术部门以及供应商之间达成共识。分销企业要确认最重要的通用OA功能，如公司公文、知识文档等，不在OA选型标准之内的新需求原则上不再新增：在流程电子化方面，先要选择成熟、简单、覆盖面广的基础流程，再选择对提高分销企业运营效率的关键流程，忌贪大求全，面面俱到。建议OA项目分三个阶段实施和验收：

    第一阶段：基础OA搭建，与人力资源系统同步分销企业的组织架构和人员信息，完成公司公文、通信录等通用模块开发上线：选择财务费用报销、请假等简单、成熟的流程电子化。系统一期推广使用，让用户养成使用OA的习惯。

    第二阶段：OA与ERP等系统整合；选择一个关键业务流程梳理固化如价格管理审批或者采购流程，通过对其电子化，提高企业运营效率，体现OA价值。

    第三阶段：OA性能优化，流程管理报表开发如审批效率、财务费用报表等，手机移动审批，短信、邮件提醒等功能完善。

    3.2 OA关键功能和流程电子化实施过程

    OA建设不仅仅是技术平台的搭建，更重要是分销企业管理提升的催化剂。因此IT部门在OA建设的定位首先是技术与管理的结合体。IT部门不是OA项目的领导者，更多是项目的协调者。IT部门在OA需求发掘和实施上通常按照以下四个步骤进行：第一，找到客户痛点。找到功能模块或流程的受益者和具体的参与者，厘清之间的关系．第二，协助流程的受益者整理需求，并用IT优势启发其进行进一步的思考，告诉他哪些东西是必做的，哪些东西可以提供报表参考；第三，先固化再优化。当固化了使用，大家习惯这样的流程，那么优化过程也会比较省事；第四，小范围试点和全面推广的节奏把控。试点不够就推广，易给企业带来巨大损失：反之，试点过多则会贻误好时机。

    找到最核心流程并电子化才能发挥OA应用对企业最大的价值回报。这种核心的流程往往是跨部门的，分销企业运营的关键流程如订单管理、价格审批等。流程梳理和电子化的前期一定要认识到流程受益者的困难，同时结合管理者的痛点。由最大的受益岗位部门来调动OA实施和应用的积极性，而不是流程管理部或IT部门。

4 结论

    所谓“三分技术，七分应用”，OA的项目投资回报真正体现在用户体验和企业流程效率提升上。以某手机分销企业为例，经过一年多的系统建设和应用推广，OA已经成为企业员工每天必登陆的系统，公司的新闻、公告、市场销售信息、常用资料全部在此系统“一站式”共享。基础流程如财务费用管理、请假、申请报告等全部电子化，核心的价格管理流程不仅完成电子化而且根据流程效率分析找到审批瓶颈并进行优化，流程效率提升两倍，企业取得了显著的投资回报。