成本超标，ERP系统应该如何改善？

　　关于ERP系统改善的几点意见

　　数据的准确度是最能够反映ERP系统运行状况的一个指标。在给ERP系统进行改善的时候，必须根据需要抓住基础数据，对价格表、供应商明细表等记录进行审核。

　　具体应要核对如下几组数据的准确率：

　　一、ERP系统账上库存数量与实物数量的一致性

　　在使用ERP系统后，以系统数据做基础，对实物进行盘点，然后确定两者之间的差异，并做原因分析，还可以了解用户是否按标准在操作。

　　二、订单中的未交货明细

　　包括采购订单上的未交货明细和销售订单上的未交货明细，根据其他单据更新的采购订单和销售订单，同时涉及多部门合作，如有问题，就要采取措施，来确保各部门的友好协作。

　　三、需要查看单据编号等是否符合要求

　　企业在上ERP系统之前，一般都需要编制一套编码规则，包括各种单据的编号、产品编号、员工编号等。在实际工作中，员工流动及其他原因会导致编码混乱。不一致的编码规则会导致其它部门查询数据的困难。故在改善时，可以查询员工是否按编码规则在进行编码，并加强对相关用户的培训。

　　现在大部分ERP系统都是以流程驱动的。也就是说，根据业务流程来开发、设计、实施、操作ERP系统。这就给了我们第二个ERP系统改善的指标，即评估企业用户操作流程的标准化。

　　在评估这个指标的时候，需要抓住企业的关键流程，具体抓住以下几个流程即可。

　　1.销售循环流程

　　包括客户审核、信用复核、销售接单、发货等多个环节。建议抓住关键环节的关键点，看看用户操作是否到位。

　　2.相关计划的操作流程

　　如对于先接单后采购的企业来说，需要根据销售订单来生成采购计划。在改善时，就需要考虑后续的操作跟这个计划的符合程度。一般来说，如果计划与实际符合，需要先更改计划，而不能够直接在后续的单据中进行更改。如销售订单有变化，就需要先更改销售订单，然后再根据更改后的销售订单来调整销售计划与采购计划。这是前后一致的流程。如果发现这里有不一致，那么系统稽核人员就需要分析不一致的原因，并寻求后续的措施。

　　3.采购循环流程

　　在这个流程中，主要是采购单流程与采购收货流程。对于采购单来说，企业是否允许无单采购，一般都要求有原始的单据。系统稽核人员可以在ERP系统中导出没有原始单据的采购订单，然后进行追踪分析。在给ERP系统体检时，可以分析单据是否完备。如果完备的话，则说明相关操作按流程办事，否则就需要进行后续的完善操作。

　　4.付款流程

　　对于ERP系统来说，付款业务主要就是核对相关单据的内容。如对于供应商付款来说，需要考虑采购订单、供应商发票、入库单等单据是否齐备，金额是否有问题。同时还需关注，有没有重复付款的单据等。分析这些单据，可以判断与付款相关的用户在操作上是否标准，有没有偷工减料，甚至舞弊的事件发生。

　　5.注意一些特殊的流程

　　还有一些企业管理层比较重视的内容，如预收款、预付款业务，这便需要做特殊流程。如对于预收款业务来说，需要客户付款后才能够安排生产或者安排出货。

　　当ERP系统运用的比较熟练之后，用户对ERP系统的依赖程度会很强。一旦有ERP系统不能够正常运行的情况，用户将无法开展正常的工作。这就给了ERP系统改善的第三个指标，即做好用户改善。

　　依照实践经验，从涉及IT部门具体动作的层面，理清对应的工作思路，让大家做到心中有谱。

　　1、随时随地培训各级员工，规范操作

　　ERP实施完成后，培训的工作告一段落。然而随着ERP人员的变更、以及企业业务的变化，导致ERP用户遇到这样那样的问题。

　　有的ERP用户凭借自己对系统的初步了解，遇到问题随机应变，表面上看及时处理了工作的实际问题，但由于不规范，最后导致后续各种问题的出现。如：仓库操作过程中，一些参数选择不慎问题，导致财务数据出现错误。

　　因此ERP专职人员，不定期要到现场去，要随时随地培训员工，不断完善操作用户操作手册，让ERP用户依照标准的流程进行操作。这样就能保持ERP用户对系统的熟习程度在一定水准上。遇到例外问题，也会及时报告，避免擅自处理带来的冲突。

　　2、搞好激励机制，充分调动公司非IT资源，关注ERP的改善

　　某些问题的解决可以有比较长的时间，这是持续改善最有利的条件之一。这时候就要鼓励ERP用户去研究ERP系统本身。我们可以在测试环境，变化一些参数设置，或起用一些原来未曾使用过的功能，从容不迫地解决业务中的实际问题。

　　其次ERP用户参与多了，解决问题的机会就会多起来。特别是ERP用户在对业务本身很熟悉，若加上深入了解自己相关的ERP系统，提出的解决方案就会更加有效，极大弥补ERP专职人员的不足。

　　3、研究业务、关注现场

　　在实际工作中，我们发现，一个业务的问题涉及的流程，不仅仅跨越岗位、部门，甚至有机会跨越不同的公司，因此，IT专职人员，就必须认真学习业务，从IT的角度来审视，是否有机会利用ERP系统改善现有流程。

　　套用现在流行的管理语言就是：接触，观察，倾听，提问，渗透，影响。

　　4、顺应时机，导入关联新技术，扩大ERP系统的影响

　　我们要敢于承认ERP系统的不足，在特定动作上，不仅仅可以依赖手工操作解决，在条件允许的情况下，也可以导入成熟的新技术，弥补ERP系统的不足。

　　维护和升级是ERP持续改善的重点工作之一。企业定期检查ERP系统，才能及时掌握ERP现状，一旦系统出现故障，可立即采取相应解决措施。

　　总而言之，ERP的持续改善不是一蹴而就的，希望通过以上要点进行优化后，都能达到企业自身想要的效果。

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