采购管理系统一直是各行业实施ERP时关注的重点，ERP管理模式下的采购管理信息系统为改善流程、提高生产率、降低成本提供了极大的机会。

　　印刷行业的特点及存在问题

　　印刷行业与其他行业相比有其自身特点。如：生产方式特殊，必需按施工单组织生产，印刷出的成品只能专属于某客户，不能更换和处理;产品种类繁多，定货量无论大小，都要分别对待，排产、核算工作量大;客户个性化要求高，产品要求时效性高，若不能按期交货可能使产品报废，给企业带来巨大损失;原材料成本比重高，这就要求加强对原材料的采购管理，对供应商进行价格和质量认证;各环节相互制约性强等。

　　面对越来越激烈的市场竞争，传统的印刷行业采购管理系统有着明显不适应企业发展的缺陷：

　　1、“信息孤岛”现象。由于系统缺乏总体规划，企业已有应用系统之间相互独立，数据不能实时共享，形成“信息孤岛”，影响系统效率和企业数据的实时性、一致性和完整性。

　　2、在采购方面，采购计划的制订几乎全靠手工完成，效率低下，采购计划应变能力较差，采购费用也较高。

　　因此重建企业的管理信息系统，引入ERP转变企业的经营策略和生产方式显得非常迫切和必要。本文结合我国印刷行业的现状，论述ERP 项目中采购管理子系统的设计与实现，为印刷企业引入ERP采购管理系统构建框架。

　　采购管理系统设计的关键

　　生成合理的采购计划，提高效率

　　制订合理的采购计划，是降低采购成本、控制库存的重要保证。而采购计划是根据采购申请制定的，生成采购申请主要有3种方式。

　　1、人工请购方式在一个闭环系统中，不应由手工录入采购项目，但为实现中小企业灵活采购的目的，企业一般希望有此功能以满足实际需要，如一些临时需要的物料可人工请购。

　　2、MRP自动请购方式传统的采购是为库存而采购，采购的物资是补充库存，或生产上需要什么再买什么，但这样无法满足实际需要，等到生产计划定好再采购，只会让生产部门等待，资源利用率低，也会使预计交货期延长，影响企业信誉，所以现代的采购方式应该是以订单驱动方式进行的提前请购，这样采购就更准时，库存周转更快。一般印刷公司得到业务订单后基本可以知道所需物料，生产计划部可直接根据产品订单生成。

　　《产品结构信息表》草稿后，再生成相应的物料需求计划，不必等到生产设计的完成。因此设计的同时，采购员就可提前采购，等设计好后，若还需要购买物料，可再补充采购。根据订单提供的物料需求量、库存系统提供的实际库存量、采购单的在途采购量和生产排程等数据，系统可算出满足生产计划所需的物料，生成请购建议，并以此作为采购计划的依据。物料采购数量可写一个大略公式：

　　采购数量(订单需求数量-库存数量-在途数量+生产预定数量)×安全系数。

　　3、再订购点法方式该方式通常用于油墨、胶水等辅料的请购，它需要在物料文件中设定基本资料，如预设订购点、经济订购量及安全存量等数据。一旦总库存量加上在途量等于或小于订购点，则发出数量为经济订购量的采购申请。这种做法可以由ERP系统自动请购，它不像MRP那样需要严谨的数据处理，但库存量要正确，预设订购点、经济订购量、安全存量等数据也要合理。

　　以上3种请购方式再结合实际生产过程进行局部动态调整，采购管理系统可保证物料需求量的完整性和实时性，是企业保证交货期，控制成本的重要手段。

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