“如果行政服务好坏是企业实力决定的，那么做得最好的行政服务应该出现在早就完成了资本积累的传统企业里。”

但在所有行业中，科技企业在行政服务与吸引人才的体验打造上，却走在了前面。

很多传统企业纷纷前来“取经”，行政管理开始向行政服务转型，在专业化、人性化、智能化的方向上探路而行。

转型总是伴随着阵痛，遇到的棘手的问题，在互联网科技企业中是否有“套路”能解决？有哪些水土不服的现象？应该如何应对？

或许我们可以探讨出一个不一样的思路。

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  面对全新的行政体系与架构，如何解决公司组织结构和人员状态的不适应？

当企业管理层在行政战略层面提出全新的框架时，有时候提出反对意见的不是其他部门，反而是行政部门自己。

所以，为了让改变更顺利的推进与执行，

◇预测团队人员变动，与 HR 联动做好团队人才替补。

企业内部行政战略体系转变与人员能力匹配是呈正相关的。一旦基础体系有所变动，也就意味着人员岗位也将发生变化。比如：为了行政更好的深入了解业务，以前集中在行政统一办公室内的行政专员需要进每条业务线做行政 BP，这一转变就会让在安全区久待之后行政极度不适应，因此，容易引发离职处理与空窗招新的连带问题。

◇工作模式与工作内容的变化，通过内部培训解决。

“工作效率就代表了项目能够最快推进的进展效率。”当传统行政从习惯被动走流程，到必须主动缩减审批流程，加快内部协作，提高内部运行效率时，这一工作模式的转变有时候意味着行政部门需要借助新的内部系统工具提高内部沟通效率，制定新的绩效规则约束员工行为，内部培训几乎是解决这一问题的唯一途径。

◇未知的试错，借鉴同行的经验。

为了配合新体系的执行与推进，行政团队往往面临很多未知领域的探索。比如集团的行政智能化规划；将行政部门从非盈利部门转变为自给自足的经营业务部门，成立完全独立于公司体系外的机构或公司，招聘创新性人才，实现行政业务盈利。

当进入到完全没触及的领域，同行的经验就成了探路的窗口。

传统行业企业行政转型，最大的优势是在资金和资源两个方面。对创新型人才的渴求以及愿意改变投入的成本，都是行政转型的有力抓手。

2

  重点关注供应商管理，可以大大减低自己做的试错成本

在传统行政的转型过程中，供应商是优化成本及人力的一环。

传统企业在行政服务的一贯做法是：什么都要自己来，不然不稳定、不放心、不好管理。

员工食堂，有地，自己建。

员工宿舍，有地，自己建。

甚至有的企业前台、保安、保洁，都是公司全职另行招聘的。

但是，这样做的结果有时候是行政成本居高不下，缺乏专业的培训与管理，人员服务理念不强，态度欠佳，在管理上出于人道与感恩，只能睁一只眼闭一只眼。

行政建立自己的供应商库，可以解决哪些问题？

◎拓展行政日常服务类目，减少亲力亲为的试错成本。比如咖啡需求，可以外卖、可以招商咖啡店、可以买全自动自助咖啡机，所以不一定要投入人与物的全成本，建造开设一个企业全资咖啡馆，因为这样风险成本太大，如果前期调研不够谨慎，所有成本都将企业自己承担。

◎缩减行政人数配额，更少的行政人员通过管理供应商的介入，服务好更多员工。在行政人员配置上，一般企业是1：50-100 ，简单粗暴的解释也就是1名行政需要cover50-100员工的行政服务方面需求。善用供应商，可以将这部分的人与工作效率做到很好的提升。比如：大型互联网公司的企业内部客服中心，就解放了很大一部分接收投诉与查询的行政工作内容。

◎转移隐形风险，降低人力成本。在物业、设施设备、前台、安保、保洁等存在隐形风险的岗位，使用供应商，能够转移隐形风险，帮助企业降低一线基础人力成本。这里提到的隐形成本比如：保洁使用年龄较大的阿姨、安保偶尔会遇到上门客诉等等容易发生安全事件。

行政的供应商库以及选择的供应商，无论是一年一度的大型活动，还是每日的细节服务都将为企业行政提供强大支持。

所以，传统企业行政在供应商选用和管理上是时候转变观念了。

3

  如何满足员工需求多样化？

当传统行政急于解决企业内部问题，直接套用科技互联网行政那一套行政服务思路时，结果不如人意是可以预见的。

员工需求的差异在实行扁平化管理的科技互联网企业中非常小也相对集中，而企业员工个性化福利的匹配也很好的解决了多样化需求问题。

但是传统企业中，员工需求多样化问题完全体现在了另一个维度：

▲一线员工在薪资还只能够满足基础温饱的情况下，提供更高维度的消费升级服务配套，他们是没法儿接受的。

比如一个月工资2000，但是我们提供需要10块购买的咖啡，就容易出现无人购买的情况，这也违背了马斯洛需求金字塔的逻辑，但是相同的，如果我们将10块钱的咖啡换成，免费供应的茶饮、冷饮，这一需求就容易得到满足和接受。

▲传统企业长期以来之上而下的管理模式，也容易养成固定的员工需求分层。比如中高层的需求和一线员工需求，薪资极大悬殊，造成员工需求两极分化。

如何消解内部员工的需求差距及让全员心里都得到企业关怀满足？我们相信根据员工需求层级做日常行政组合式差异化服务可以解决这个问题。

比如：从餐标悬殊入手，进行员工餐厅的餐标调整，在升级无关紧要的行政服务前，先升级更紧迫的员工宿舍空间配置，一线工厂员工较多的企业重点关注交通出行方面的企业用车、企业购票等等切身福利，相信这些更解决紧张问题的措施，更能让员工买单。

4

  智能化是实现传统企业行政反超的手段与捷径

智能化是目前所有企业行政都在关注的一个话题，也是传统企业行政最需要用来解决急迫问题的武器。

如果投入的资金与自有楼宇办公空间的问题导致大家在观望，那么传统企业可以说没有完全理由拒绝。

拖慢企业协作的是只能电脑操作的协作系统、是一张报销单走一星期的内部流转审批流程、是一封邮件三天以后回的效率……

传统企业行政在智能化升级上可以重点关注以下几个方面：

楼宇设施设备智能化改造升级：传统企业因为有所资本积累，所以拥有自有楼宇及地块的企业不占少数，所以在楼宇智能化升级上，可以通过评估投入成本和获得效益来判断，智能化投入是否是必须的。

围绕员工行为的360°数据智能分析：传统企业对员工行为的研究可以说是“盲区”。所以无论是门禁、员工食堂、出行用车、报销、宿舍住宿等等与员工行为先关的数据，都可以进行智能管控，通过数据分析进一步的了解员工需求，从而“对症下药”做出更具痛点的解决方案。

减少日常人工干预，通过智能化提高人工效率：人多、但效率低，是传统企业一线职能部门员工的状态，因为尽量使用自己人，避免使用供应商被坑是传统企业的用人习惯。而智能化是很好能解决这一问题的途径。比如：前台机器人的功能在正常使用情况下，就可以替代1.5个人力前台，安保机器人在夜间巡逻也能平衡安保方面的用人成本。

智能化是实现传统企业行政反超的手段与捷径，是因为传统企业在智能化的投入上有足够的企业实力与场地，这一优势在地价居高不下的当下，几乎是难以超越的。

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