近年来中国商业社会发展迅速，企业与企业之间呈现出完全不同于之前的竞争格局：一方面追求更大的市场和利润，一方面迎接更多的挑战和更强有力的竞争；

同时互联网的管理思维也在深刻的影响着各个企业管理者们：要想获得高速、规模化的成长，不仅需要对外扩张的能力，更需要内部运营的高效与稳定。

在这样的背景下，行政作为公司运营管理与员工服务的重要岗位，其价值逐渐凸显出来：提升内部效能，降低运营成本，提高员工满意度，打造公司雇主品牌......

这是企业对行政提出的新要求，也是行政职能定位上升的方向。

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  创新管理模式，利用技术手段，降低企业运营成本

互联网时代里，技术变革的速度比以往更加迅猛，当下被广泛讨论的：物联网、云计算、大数据、区块链等等正在许多领域改造生产力。

同时，新的技术也带来了新的管理思维模式，在行政工作中，运用新的模式与技术大大提高了行政的管理效率，降低企业的运营成本。

在相对开放、追求效率的互联网企业中，规则和制度相对来说更灵活，行政开始脱去僵硬老旧的管理“外衣”，拥抱智能化、信息化：告别纯人工线下操作，把业务流程转移至线上系统；同时不再靠“经验感觉”做事，开始关注数据，用有力的数据辅助决策，提高决策水平，降低试错成本。

1.能源消耗：通过新技术的应用能够有效降低能耗，比如中央空调及照明的智能控制系统，在大小企业都已经有应用，这不仅节约能源开支，低碳环保更是企业社会责任的表现。

2.差旅支出：以往行政只需在差旅标准内单纯完成机票预定，现在更加关注对个人差旅费用的管控，通过与供应商的谈判，延长帐期、制定订票规则、设置订票小助手、关注各大平台折扣信息等等，能够在差旅费用细节上节约出不少的成本。

3.资产设备：对于一些公司，一次性采购大量设备支出极大，后期运营管理的风险较高。采用设备租赁的形式，能够节省开支，并且规避相应风险，无形中降低了运营成本。

4.福利支出：除了薪资之外，公司在人员上的支出还包括下午茶、餐饮、餐车、加班费等多项福利支出。制定良性福利的规则，同时依靠产品工具手段落实福利，不仅能真正达到激励员工的目的，更能节约大笔不必要的开支。

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 办公空间再设计，提升空间价值，打造差异化雇主品牌

办公环境是“吸引人才“和“留住人才”的重要影响因素，办公环境设计已经不再追求单纯的“高逼格”，而越来越重视个性化与品牌化。空间设计直接传递出企业的气质，在“气质相投”的地方办公，才有“家”的感觉，这也是大多数员工的追求。

办公空间往往是企业在运营上投入最大的一块，在这样巨大的投入下，如果没有将其价值发挥到极致，本质上也是一种浪费。

目前行政在空间管理上主要有四项原则：

1.提高空间的利用率：合理安排工位，在有限的面积内，容纳更多员工，就有了创造更多效益的可能，这是行政对租赁成本负责的一种表现；

2.保障空间的舒适度：挑高的空间、开阔的视野、柔和的视觉、或科技或文艺的软装、适量的休息区和开放区域等等，这种办公环境下员工的精神状态更加放松，工作效率自然提高，这是空间的重点考量指标；

3.合理的空间规划：增强团队协作的高效性，包括部门内和跨部门的沟通协作，让沟通无空间障碍，响应更加敏捷，需要行政有更多的想法和创造；

4.让空间传递出企业的品牌：对内是一种无形的文化影响，对外也是一张文化名片。

传统办公空间往往有着难以改变的客观条件，行政需要综合考虑以上四个原则，打造出完美的办公空间。

星巴克上海总部

星巴克（中国）行政部连续在上海、深圳改造办公室，打破传统思维，营造年轻的开放式空间，并通过空间设计改变员工工作习惯和思维方式。

星巴克对空间的改造主要体现在这些方面：

1.减少封闭式会议室数量，增加敞开式的空间。减少大家处于封闭空间内的时间，在这些敞开式的休闲区里放置可移动的LCD显示器，会议能容纳的人数比以往更多，氛围更轻松。

2.创新性的新空间能帮助员工高效协作。为了让跨部门协作更高效，星巴克中国团队设计了一个“war room”，让项目团队的核心团员都从部门里“跳”出来，到这里面来开会、进展项目。

3.利用手绘改造空间，改变了员工的行为习惯。星巴克在消防楼梯间手绘了星巴克最具代表性的门店，展现企业文化的同时，还能鼓励员工多走楼梯，运动上下班。

事实证明，这些空间设计的关注点是非常有效的，能够引导改变员工工作习惯，提高协同效率。

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 注重“服务”与“关怀”，提高员工满意度

在人才争夺的战役中，员工满意度是留住优秀人才的重要条件，可以说行政80%的工作都在和员工满意度“作斗争”。

除了留住人才，员工满意度还在另一个维度间接影响着公司的价值。

根据ASU（亚利桑那州立大学）的研究：员工满意度将影响客户满意度，而客户满意度将影响公司的盈利与股价。这就是著名的满意度传递理论。

员工满意度本质上不是员工对行政的满意度，而是对公司的满意度，因为行政是代表公司提供服务。

各家企业的行政为了提升员工满意度，均将采取各种各样的措施，其中，提供特色的员工福利、贴心的日常服务，都是非常行之有效的方式。

“不设行政工作边界，围绕服务核心”，总体来说应注意以下几点：

1.员工满意度不是无节制满足员工需求，而更应该结合企业文化和价值观输出服务和福利，“差异化”也许才是的满意度最有价值的地方；

2.细节展现用心：再芳香的空气大家习惯后也会感受不到，服务也是如此。因此在细节上做出亮点，往往能让你的工作凸显出来；

3.保持费用的合理性：我们追求的不是高预算，而是合理的预算，在预算范围内尽可能通过创意手段满足更多需求，这也是行政价值的体现。

4.适当忽略投诉：有些投诉是干扰项，如果因为干扰项而怀疑原本正确的服务政策就是捡了芝麻丢了西瓜。

例：

腾讯作为互联网巨头，拥有强大的产品思维基因以及出众的跨界思考能力，他们用心理需求模型做员工调研，基于员工数据的分析，绘制员工画像图谱，更针对性的服务员工。

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腾讯行政的产品化创新，深受与生俱来互联网基因的影响，但是其中的员工需求调研、以数据驱动决策、通过技术工具提高效率，这些是每一位行政人都应该学习的方向。

提高员工满意度绝不是无限制无根据的满足每一位员工提出的需求，对企业行政运营来说不仅成本无法支持，而且在执行中也是不切实际的。还是要根据投入产出的模型计算出最适合自己公司的方案，把握满意度与成本之间的平衡。

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 完善生产力系统，提高企业内部办公效率

企业生产力系统会直接影响企业运行与发展效率，行政在完善企业内部生产力系统上，通常都能实现质的飞跃。

升级职能定位，成为核心业务部门的伙伴，以BP视角助推业务发展。

2.建立企业内部协作体系，通过自主开发或使用成熟的产品工具，简化企业内部协作流程。

3.转变传统行政思维，主动参与到企业战略规划中，匹配与公司发展需求相对应的服务，甚至牵引企业发展。

“公司是我们的产品，员工就是我们的用户”，每个行政都是“产品经理”。

今日头条改变了大家对传统行政管理模式的观念，效率工程部以产品为导向，利用技术提高内部效率，从办公硬件、软件和日常服务层面提高办公效率，优化员工工作体验。

a.改变传统前台访客接待-半自助式的访客系统，访客自助填写到访信息并推送给内部接待人，节省了前台接待客人和联系员工的时间。

b.改变效率低下的快递收发-在新的快递系统下，员工无需为每一个快递跑一趟，系统能够提供信息推送、快递收发、管理、配送等一系列服务，为员工节省时间。

c.解决会议室预定、使用难题-把所有的会议室资源都放在云端，设置免预定会议室、安装红外动静感应器，从而提高实时效率。

企业在运营效率上的追求是无止尽的，这也是行政应该持续探索下去的价值，关注前沿科技与新的管理思维，拥抱变化。

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