企云云
企业微信服务商
企业微信服务商
要管理好一个组织或企业,企业行政管理是十分重要的,它是维持现代企业组织良好运转的重要保障。
一、企业行政管理的内容及特点
企业行政管理,是指依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的系列措施和方案。所谓企业行政组织,是指企业的行政组织机构。行政渠道则主要指企业行政组织机构内上下级的隶属关系,如厂长→车间主任→工段长→班组长,或公司总裁→部门经理→项目负责人等的等级系列关系。行政管理的手段通常包括行政命令、指示、规定、奖惩条件等。
企业的行政管理体系,是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行改副总经理分工负责、由行政部门组织实施、操作,其业务深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统。
行政管理体系担负着企业的管理工作。企业中除行政管理之外的工作,都是某个方面的“业务”。行政管理体系推动和保证着企业的技术(设计)、生产(施工)、资金(财务)、经营(销售)、发展(开发)几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。
企业行政管理的重要作用
1.企业行政管理的主要内容
企业行政管理是企业参与社会化大生产及市场的客观要求。在现代经济生活中,随着社会生产力的发展,生产分工日趋专业化,这就要求一个生产流程中各个环节最大可能协调一致。因此要有效地组织企业生产经营,就必须具有有一定强制力的权威与服从机制—即行政管理,否则,企业的各项生产经营目标就可能因缺乏组织性而不能实现。企业内以经理或厂长为首的行政管理系统运用行政手段,把企业各环节各部门联合成一个健康有序的有机体,并通过各种行政管理手段有效地组织企业生产经营活动,是保证企业生存发展目标顺利实现的重要保障。
具体而言,企业行政管理是通过以下方式发挥作用的:
(1)计划工作。即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标。现代企业行政管理必须具有计划性,这是企业实现行政管理科学化和保证行政管理成功的必要条件。
(2)组织工作。企业的各级行政管理人员必须明确工作内容,并将其按性质分类,逐级建立自上而下的责权关系,保证行政管理畅通无阻。
(3)指挥工作。企业行政管理中采取的具体措施,调动和协调各级行政管理人员按要求完成各项工作。
(4)控制工作。对指挥工作的各项措施进行监督、控制与调整,包括建立激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。
企业行政管理的重要作用
2.企业行政管理的主要特点
(1)权威性。企业行政管理的有效形式建立在企业内部组织结构的上级权力与权威基础上的,上级行政机构没有相应的权力和权威就不能下达命令、指示或规定等。但是,还要指出的是,现代企业行政管理的有效性还要取决于上级权力是否运用得当和下级是否服从等诸因素。
(2)及时性。由于企业行政管理使用命令、指示等来调整人、财、物产、供、销等生产经营活动,手段和方式直接具体,而且具有较强的针对性,同时又配以对违抗管理的惩罚措施,因而能迅速发挥作用;而通过经济手段进行管理或通过思想政治工作达到管理目的时,则必须经由执行→回馈→调整→执行的操作过程,因而常发生滞后。因此,在企业大量日常性经营活动处理及人事处理中,或企业遇到突发事件及企业环境不稳定时,行政管理就能发挥重大作用。
(3)纵向性。因为企业行政管理主要是通过企业行政组织内部的行政关系进行自上而下的指挥和协调,往往是企业上级行政机构对下级的指令性要求,因此主要是纵向性的。
二、企业行政管理的要求和作用
现代企业行政管理的目标来自于生产经营活动和行政管理自身的要求。生产经营活动要求的行政管理主要侧重于正常组织经济活动,包括财务和销售管理、信息、沟通、公关和劳资关系等。实际上,这种要求般属于企业生产经营范畴。纯粹的企业行政管理工作本身则要求:
1.实行和完善行政首脑负责制
实行行政首脑(厂长或者经理)负责制,建立以其为首的指挥系统是科学行政管理的基础。这就要求:首先,必须明确行政首脑的职责和权限,保证其有足够的行政权力和必要的权威;其次,必须保证行政首脑的管理措施有可靠的行政实施管道;再次,行政首脑必须有一个高水平的咨询机构保证其管理措施不致因考虑欠周或个人判断失误而产生负面影响。
2.合理选择和设计行政组织机构
企业行政管理是通过行政机构和行政管道进行的,所以,选择和设计符合企业内外特点的组织机构是保证行政命令、指示灯迅速流动贯彻的重要前提,是达到行政管理目标的重要条件。行政管理最忌机构庞杂人浮于事、沟通不畅、环节繁多,从而造成“公文旅行”、效率低下等弊病。因此,合理选择与设计行政组织机构与行政管理科学化密不可分。
企业行政管理的重要作用
3.选拔优秀的行政管理人才
现代企业行政管理人员要有与时代相适应的一般素质、能力和知识结构。一般素质包括良好的个性和心理特征、优秀的政治素质、强烈的创新素质和健康的身体素质。能力包括信息处理能力、组织咨询能力、分析综合能力、择优决断能力、善于选择实施办法、知人善任、协调统筹全局和临危不乱。知识结构则包括一般知识、管理知识和技术知识。可以说优秀的行政管理人才是现代企业行政管理的制胜法宝之一。
4.确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制
企业行政管理的最佳化在很大程度上取决于被管理者的积极有效白配合和实施。因此,对人的管理是现代企业行政管理的核心工作,而通过建立有效的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障。只有实现了引导、评价、奖励三者的有效结合,激励机制才会在企业行政管理中圆满达到预期效果。
5.讲究行政管理的艺术性
行政管理中还有许多艺术性问题,什么时候下达命令或指标、怎样下达、词语如何表达等,都须因人、因时、因地。这就要求行政领导擅长于行政管理艺术,注重管理对象的心理因素、讲究说话艺术、善于把行政命令转化为企业员工的自觉性行动。
企业行政管理体系推动和保证着企业的生产、资金、经营等业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。行政管理工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面,也不同于政府机关的行政管理,具有相当的特殊性。因此,在现代企业中,行政部门是企业重要的管理部门。做好行政管理工作是企业有效运转的重要前提,也是经营者提高企业管理水平的一个切入点。它有如下作用:
1.能够增强企业的核心竟争力
除了经济实力以外,企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。而在一定意义上来说,企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用,企业在发展过程中可以通过企业行政管理努力打造学习型企业,强化企业成员的学习,使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术,并且将其转化到企业的生产和发展中去这样,就能提高企业的科技竞争力和可持续发展能力,增强企业的核心竞争力。
2.能够保证企业平稳、有序地健康发展
在企业发展的过程之中,企业在发展中会碰到一些困难,企业的职工也会存在思想和实际上的一些问题,这些因素,都是不利于企业稳定、健康发展的因素。而企业行政管理的任务,就是要努力为企业争取良好的外部环境,并且通过各种途径解决企业职工面临的思想和实际困难及企业的困境,为企业发展取得良好的内部环境。这样,就可以保证企业平稳、有序地健康发展。
三、企业行政主管的工作职责
行政主管是企业的中流砥柱,在企业内部是一个承上启下的核心领导,无论从哪个角度看,都会在企业的发展方面起到重要的作用。
行政主管是行政部门内部的最高管理者,对各行政部门的工作负有全面领导之责,对行政人员的工作状态、工作水平、工作效能、工作作风起着极其重要的作用。
行政负责单位的直接工作,人事则是分管人员安排、档案和人力资源的有效利用。其行政主管的工作职责是:
(1)坚决服从分管行政副总经理的统一指挥,认真执行其工作指令切管理行为向主管领导负责。
(2)严格执行公司规章制度,认真履行其工作职责。
(3)负责组织对人力资源发展、劳动用工、劳动力利用程度指标计划的拟订、检查、修订及执行。
(4)负责制定公司人事管理制度。设计人事管理工作程序,研究、分析并提出改进工作意见和建议。
(5)负责对本部门工作目标的拟订、执行及控制。
(6)负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。组织劳动定额编制,做好公司各部门车间及有关岗位定员定编工作,结合生产实际,合理控制劳动力总量及工资总额,及时组织定额的控制、分析、修订、补充,确保劳动定额的合理性和准确性,杜绝劳动力的浪费。
(7)负责人事考核、考查工作建立人事档案资料库,规范人才培养、考查选拔工作程序,组织定期或不定期的人事考证、考核、考查的选拔工作。
(8)编制年、季、月度劳动力平衡计划和工资计划。抓好劳动力的合 理流动和安排。
企业行政管理的重要作用
(9)制定劳动人事统计工作制度。建立健全人事劳资统计核算标准定期编制劳资人事等有关的统计报表;定期编写上报年、季、月度劳资人事综合或专题统计报告。
(10)负责做好公司员工劳动纪律管理工作。定期或不定期抽查公司劳动纪律执行情况,及时考核,负责办理考勤、奖惩、差假、调动等管理工作。
(11)严格遵守《劳动法》及地方政府劳动用工政策和公司劳动管理制度,负责招聘、录用、辞退工作,组织签订劳动合同,依法对员工实施管理。
(12)负责核定各岗位工资标准。做好劳动工资统计工作,负责对日常工资、加班工资的报批和审核工作,办理考勤、奖惩、差假、调动等工作。
(13)负责对员工劳动保护用品定额和计划管理工作。
(14)配合有关部门做好安全教育工作。参与职工伤亡事故的调查处理,提出处理意见。
(15)负责编制培训大纲,抓好员工培训工作。在抓员工基础普及教育的同时,逐步推行岗前培训与技能、业务的专业知识培训,专业技术知识与综合管理知识相结合的交替教育,提高培训模式及体系。
(16)认真做好公司领导交办的其他工作任务。
四、企业行政主管的特点
企业行政组织是行政部门正常发挥职能、行使部门权力的载体和前提。只有建立了规范、高效、便于管理的行政办公组织,行政部门才能发挥相应的职能;只有发挥了行政部门的相应职能,才能实现企业行政管理的总体目标,才能构成企业行政事务管理的完整体系。
所以,行政部门组织管理的主要目标是建立规范、高效、便于管理的行政办公组织。作为行政主管,首先是办公室人员中的一位,是办公室集体中的一员,同时又是办公室队伍当中的领导者管理者和指挥者。这个双重性的特点决定了行政主管这一角色对外是全体员工的联络员、服务员;对内则是一室之长,对全室的工作和人员负有领导责任。当然,也有的行政主管既是本单位管理集体中的一员,还是行政部门上级机构的管理成员。
正是因为行政主管职务的双重性,有着区别于其他职位的特殊性所以要求担当此任的行政主管要能充分认识自身工作的特点和本质要求,自觉把握工作的规律,按照中国有关政策、法令规定和单位规章制度及行政主管工作实际,把行政工作做得更出色。其主要特点概括为以下四个方面:
1.全局性
首先,行政主管作为重要的中层管理人员,对老板有着助手和参谋的作用,对于领导工作有关的事项,不论是实际执行,还是研究讨论,都应当给予全面的考虑和关注。甚至其他职能部门管不到的地方,行政主管也要主动去协调、处理,这充分说明了行政主管工作具有全局性。
2.辅助性
相对于全局性而言,行政主管更具有辅助性。行政主管不可能脱离整个组织而独立存在,为了更好地使单位工作有效运转,从而配合老板做许多辅助工作。因此,行政部门作为辅助性的机构,就决定了行政主管工作的基本职责是当好老板的助手和参谋,也就是根据单位的整体需要和老板的指示、决定行事,绝不可越权。即使可以向老板建议处理问题的办法和方案,但下达或执行这一办法和方案,必须通过老板批准或明确指示。
3.事务性
行政主管工作本身事务繁多,决定其工作需要花费大量的时间,投入更多精力。从执行决策的形成和发布,到来宾的接待和安排,都需要行政主管统筹安排好。从会议记录、文件形成,到执行、督促、签字、盖章;从招聘员工,到谈心教育和评优颁奖等,这些日常性事务都要行政主管去把握、去管理,可以说事无巨细。上面是行政工作要涉及的大致范围,行政主管既要全面安排这些事务的处理,也要细致观察处理每个环节、每个地方的具体工作,有些重要性事务则必须亲自参与具体处理。
4.保密性
行政主管直接执行老板的各项工作安排,对老板的意图、人员的任免和处理事项、有关文件和资料,行政主管都要亲自接触,甚至了如指掌。对涉及单位内部重大情况和事务决策的信息要严禁泄露;对内部工作人员也要教育监督,使其不得损害单位利益。
五、企业行政主管的作用
企业行政部门作为企业的综合事务管理部门,其主要职能是为整个业的运转提供资源支持和后勤保障,具体体现在以下几个方面。
1.辅助参谋作用
辅助参谋作用是行政主管的基本作用之一，它贯穿于老板工作的各个方面和决策的各个环节。“作用”一词在这里强调行政主管工作的实际操作及结果。行政主管的参谋作用主要表现在以下三个方面:
(1)协助老板制订好工作计划,安排布置好工作,单位的工作计划和工作布局是整个管理工作的总体部署,具有全局性的指导意义。各部门的工作计划和工作布局,必须与总体计划、总体布局相一致。因此,在制订工作部门计划时,必须经过行政部门统筹协调,使之相互衔接、相互配套。而这一任务,通常是在老板的亲自主持和行政主管的具体领导下完成的。
(2)辅助老板决策。辅助侧重于“辅”,在领导决策前,行政主管要组织有关人员做好准备工作,收集决策所必需的信息,提供决策依据和可供选择的参考意见。为老板的决策提供基础辅材。在执行老板的决策的过程中,行政主管要通过调查研究,收集和整理各方面的不同意见和反映,辅助老板搞好跟踪反馈,保证老板的决策意图顺利地贯彻落实,或者根据客观变化了的形势提出补充、调整意见。在决策贯彻落实后,行政主管要组织有关人员及时做好总结工作,了解和掌握决策意见的贯彻执行情况、可供借鉴的典型经验、需要解决或注意的某些问题,并提出继续完善的建议和措施。
(3)监察监督作用,筛选、审核相关文件。在处理文件过程中,对需呈送领导批示的文件,行政主管应组织人员认真研究,提出参考性的处理意见,最好提出两种以上的意见供老板抉择。在文件审核过程中,对部门意见不一致的内容,行政主管要在做好协调工作的基础上,提供老板参考的处理意见或方案。
2.信息咨询作用
行政主管的信息咨询工作在主管工作过程中起着极其重要的作用。现代科学管理的实质是依据及时、准确、全面的信息适时作出科学决策借以对整个系统进行适当调整和控制,以期达到预定的目标。行政主管的信息咨询作用主要体现在这几个方面:收集、整理、加工、利用、处理信息,提高老板的科学管理水平,为老板正确判断和科学决策起借鉴作用;传送信息,使下情上达、上情下达,为干群关系起到桥梁的作用;沟通信息，交流情况,可以及时了解“左邻右舍”的情况,对老板部署工作起启迪作用;咨询信息,协助老板及时发现问题,并为这些问题的解决提供可资借鉴的参考方案。
3.联系协调作用
决策是领导的基本职责,在老板进行决策时,有许多工作是需要联系协调的。联系协调作用也是行政主管的基本作用之一。由于行政主管处在管理系统的中枢部位,因而决定了其在老板的决策中具有联系协调的作用。联系协调作用主要体现在以下三个方面:
(1)领导成员决策中的联系协调。在决策方案制定出来之前,领导班子中的每个成员对同一方案的意见有时各有各的看法和观点,有时还可能是相对的。行政主管在领导班子决策之前应及时沟通情况,尽量避免领导成员之间由于互不通气而带来的各种问题。如果在决策作出之前了解到领导成员对同一决策看法不同或意见分歧较大时,行政主管就应很好地发挥中间人的协调作用疏通信息,尽可能地做解释工作或者将情况向主要领导汇报,建议推迟决策时间,待领导成员意见一致或基本致时再拍板定夺。
(2)对智囊机构和人员的联系协调。老板与智囊机构和人员之间并不总是直接接触,在很多情况下,行政主管是联系智囊机构和人员的桥梁,有些行政主管本身也就是智囊机构和人员的“首脑”和“联络员”。老板的很多决策、指令或实施方案需要通过行政主管下达给智囊机构和人员,而智囊机构和人员的研究情况、意见也多是通过行政主管向老板反馈、报告的因此,行政主管在智囊机构与老板之间起着传承协调的作用。
(3)与其他各个部门的联系协调。行政部门处于承上启下,联系内外沟通左右的立体信息网络的中心,这样重要的位置,为行政部门承担协调工作提供了有利的条件,决定了它必须从全局出发从整体出发处理问题,协调各个部门各个方面的关系。在同级部门之间,行政主管与各部门的经理虽是平行关系,但由于其特殊的位置,决定了行政主管应当主动承担起联系协调各个部门之间关系的重任。这既是老板的决策执行工作的需要,也是行政主管联系协调作用的具体体现。
读过这篇文章的人还读过：
4006199527
您的位置：