合同管理方案概述

方案背景

合同管理是企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。

企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，因此，企业必须十分重视合同管理。合同管理是企业的一种自我管理行为，是企业生产经营管理的一个重要组成部分，它涉及到企业生产经营活动的方方面面。是一项综合性的工作，能否有效的管理好合同，是现代企业经营管理成败的一个重要因素。

整体来看，合同管理包括三部分内容：采购合同管理、销售合同管理和其他合同管理。

（1）采购合同是企业（供方）与分供方，经过双方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件。采购方合同一般包括：商品品种、规格、数量，商品质量、价款和酬金，履行地点、期限和方式，违约责任，合同附则与签署等。

（2）销售合同是出卖人与买受人之间为了买卖工业产品（或商品）而签订的法律性文件。按供需双方的买卖关系，又可分为代销合同、包销合同、选购合同和议购合同等。

（3）其它合同管理：其他合同管理包括了采购与销售相关的按照计划自动产生的相关收付款合同，实时对接财务。同时还包括了在采购、销售部门之外其他部门产生的相关合同管理，形成合同管理的归口，便于查询、汇总与统计。

因为合同管理融合在很多业务管理当中，所以合同管理需更加开放，提供与多个业务管理系统的接口，便于流程与数据打通，是一项复杂的业务管理工作。

管理难点

合同产生在合同管理的前期阶段，在这一阶段企业往往比较重视，一旦合同签订了，施工任务到手了，合同权利义务确定了，一些企业往往就把合同抛之脑后了，甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程，而仅仅把它看成是生产过程的一部分。因此，企业合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。

归纳起来，企业合同管理过程当中经常会遇见以下问题：

1.合同流程执行不合乎规范，疏于监督，导致漏审和相关资料不完善，带来了法律风险。

2.通过纸质形式或者是电子文档形式容易造成合同保管查阅不便，信息及时性差。

3.合同执行周期长，涉及的人员、岗位和流程多，容易造成管理者监管难度加大。

4.合同履行过程中，涉及多次的收付款，如果没有提醒，经常造成跟踪难，票据与收付阶段难以应付，造成违约风险。

5.客户关系、订单、采购订单、收付款等关联业务众多，涉及的机构可能是客户、企业内部各个部门或者是供应商，因此工作协同复杂困难，造成断层。

总之，合同管理是个关联复杂，时间周期长的重要工作，需要通过一种信息化手段去解决。

管理目标

规范化、标准化数据：通过合同管理系统实现数据的规范化，确保合同执行规范，保证市场数据和财务数据可关联，为合同管理和市场提供分析依据基础。

固化、标准化审批流程：固化合同管理流程，实现合同管理的规范化、标准化，通过各个环节有效管控，增强执行力。

协同一体化管控：企业内部实现从采购到销售的一体化，组织间实现企业上下游一体化，延伸合同管理触脚，建立一体化管控体系，适时提醒，避免违约，提高合同执行效率。

多维度统计：提供多角色、多维度统计分析，满足各类需求科学决策。

合同管理模块在法律的框架下，可以针对企业对采购和销售不同的管控需求进行定制化方案部署，实现采购和销售的一体化打通，支撑以产定销和以销定产的经营模式，在业务一体化基础上，强化岗位职责落实，加强管控与监管。

合同管理方案功能

采购合同订立与执行

采购合同管理主要从采购部门对供应商的采购寻源发起，通过招标、询价、竞价、邀标等方式寻找到合适供应商后，就进入了采购合同订立和采购订单制定阶段，后续进行合同履行，将付款计划与订单计划传递给财务部门和供应商，实现后续合同的执行工作。

1.开评标管理：

招标管理员根据项目情况，发起技术标、商务标的评审，关联“招标管控底表”信息，经批准后启动现场开标程序； 通过现场会议方式，并将评标结果录入系统。现场评定结果待向有关领导申报后再进行招标结果审批流程。该评标结果信息记录了产品规格、价格和付款方式等约定，作为合同的信息，记录并关联下去。

2.合同评审：

采购项目一旦中标后就进入了订单和采购合同订立的阶段了，采购部业务员关联商务评标结果，自动带出当前中标供应商及相应的投标报价信息，输入付款阶段、付款比例，系统对中标价格及合同总价做控制，这些信息都是在合同履行阶段的预警信息。

在合同评审阶段，涉及采购部门、需求部门还有法务部门和相关领导，因此合同评审能够通过流程传递至各个岗位职级，联合审核降低合同订立的风险。。

3.采购订单：

采购部业务员根据合同协议，向供应商下采购订单，此单可作为结算依据。

4.付款管理：

在付款阶段，可以有两种方案：

方案一：与ERP集成

1）采购部业务员办理付款申请，通过集成ERP系统，发起时直接关联ERP的基础档案及合同管理系统的合同，经审批通过后数据推送到ERP；

2）申请单号、处理标识，系统自动从ERP中获取。

方案二：非ERP集成，采购部业务员办理付款申请，关联采购类合同台账，实现单系统的控制。

供应商通过自己的供应商门户可以了解到付款计划内，付款事项的进展，及时跟进业务情况。

销售合同订立与执行

销售合同管理的发起来源于客户与企业销售的签约。这部分可以对接协同的客户关系管理模块，也可以通过接口对接ERP的CRM系统。一旦客户商机转入签约阶段，客户的信息就将关联入销售合同当中，正式进入合同订立过程。

1.询价与投标：

在销售阶段，客户可能通过询价的方式来进行所需购买商品的咨询与报价，另一方面可以通过招投标的方式将商机进行转化。这些信息在合同订立的过程中作为合同的基本信息关联进入系统，避免了信息录入的误差。

2.合同订立：

在合同订立的过程中，需要填写合同主体信息，合同产品和服务的信息，以及付款条件和相关约定等。这些信息在合同订立过程中非常重要，致远系统支持多种的条件校验手段，同时通过业务层和管理层的共同审定，降低合同履行风险，形成合同台账。

3.销售订单：

合同一旦确立，进入合同执行阶段，合同订单自动生成，将信息传递给生产或实施部门进行产品或服务的交付。

4.收款管理：

合同台账录入，到按提货批次计算节点应收款，发起催收通知单，流程清晰明，笔笔一目了然，应收现次实时可见。

5.合同开票：

每次财务收到销售款项之后，系统自动触发开票流程，将相关信息自动带入系统进行审核。

合同管理系统支持多种报表展现形式，能够根据权限控制合同信息的展现内容，为决策者提供依据，为业务者提供统计和查询入口。

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